اصول مدیریت 222

كارگزيني (كارمند گزيني)

چون به دست آوردن يك كارمند خوب براي موفقيت هر تجارت بسيار اساسي است، استخدام و توسعه كاركنان مي بايستي خيلي با دقت انجام شود. مديريت مي بايستي با قوانين ملي كارگري كشور آشنايي داشته باشند. متعاقب آن ، اين تصميم بايد انجام شود كه چه تعداد مدير يا كاركنان مي بايستي از نيروي كار محلي استخدام شود و يا اينكه از افراد وطني منتقل گردند.

 

هدايت كردن

تفاوت هاي فرهنگي وظيفه هدايت كردن را براي مديران بين المللي دشوارتر مي سازد. نگرش هاي كارمند براي كاركردن و حل مشكلات از كشوري به كشور ديگر متفاوت است. موانع زباني همچنين مشكلات ارتباطي را ايجاد مي كند. براي كاهش مسائل برخاسته از تفاوت هاي فرهنگي، سازمان ها مديران را در زمينه مديريت فرهنگ متقابل آموزش مي دهند. مديريت فرهنگ متقابل به منظور تعامل با فرهنگ هاي مختلف و ارج نهادن به تفاوتها و تنوع ها، مديران را آموزش مي دهد.

 

كنترل

پراكندگي جغرافيايي و فاصله، موانع زباني و محدوديت هاي قانوني وظيفه كنترل را پيچيده تر مي سازد. گردهم آيي ها، گزارش ها و بازرسي به عنوان نمونه، بخشي از سيستم كنترل      بين المللي هستند.

 

چالش هاي شخصي براي مديريت جهاني

ايجاد يك محيط كاري سازنده ي بين المللي كه اعضايش تجارت را مي دانند و انعطاف پذير هستند و فكري باز دارند، سالها به درازا مي كشد. سازمان هاي چند مليتي نمي توانند مدت مديدي متكي بر عده معدودي مدير با تجربيات چند فرهنگي يا معدودي متخصص در يك كشور خاص براي كسب موفقيت باشند. به اجمال، تمامي كاركنان بايد حداقل سطحي از مهارت داشته باشند و توانايي شناخت تفاوت هاي فرهنگي كه ممكن است بر ارتباطات روزانه و روابط كاري مؤثر واقع شود، را داشته باشند.

 

خارج از بديهيات كيفي شغل، يك سازمان نياز دارد تا كيفيت ها و مقتضيات زير را وقتي افرادي رابراي تصدي كار در كشوري ديگر(كشور خارجي) انتخاب مي كند در نظر بگيرد,:

ý     تمايل به ارتباط، ايجاد روابط با ديگران و براي چيزهاي جديد تلاش كردن

ý     ارتباط خوب با فرهنگ مقابل و مهارتهاي زباني

ý     انعطاف پذيري و تفكري باز و مصمم درباره ديگر فرهنگ ها

ý     توانايي روبروشدن با فشارها و موقعيت هاي جديد

ý     موقعيت حرفه ي همسر و خصلت هاي شخصي

ý     وجود تسهيلات كيفي آموزش براي افراد متقاضي

ý     اشتياق براي مأموريت خارجي وداشتن يك سابقه ي خوب از تلاش هاي قبلي در مأموريت خارجي و مديريت هاي داخلي

اگر يك متقاضي بالقوه شغل پيشنهادشده را پذيرفت، او مي بايستي از پتانسيل لازم براي شوك فرهنگي آگاه باشد- يك فرد سردرگمي و احساس عدم راحتي را وقتي در يك فرهنگ ناآشنا واقع مي شود، تجربه مي كند. به علاوه، قوم مداري، يا تمايلي كه يك فرد فرهنگ خودرا برتر از ديگران مي بيند، مي بايستي درك شود و از آن اجتناب گردد.

 

 

اصول مدیریت 221

وظايف مديران بين الملل

رقابت جهاني باعث تجديدنظر در نحوه ي مديريتي داخلي و خارجي مديران گرديد. سرعت تغييرات فزاينده، پيشرفتهاي فن آوري، چرخه هاي كوتاه تر زندگي محصول و ارتباطات با سرعت بالا عواملي هستند كه در ارتباط با اين تغييرات مي باشند. رويكرد مديريت جديد تمركز بر استقرار سيستم ارتباطات جديد دارد كه سطح بالايي از درگيري كارمند را به نمايش           مي گذارد. ساختارهاي سازماني نيز مي بايستي به قدر كافي انعطاف پذير باشند تا بتوانند با تغييرات شرايط بازار، خود را تغيير دهند. برنامه هاي جاري توسعه ي مستمر كاركنان و رويه هاي كنترل و طراحي، كه قابل درك و پذيرش هستند، پيامدهاي چنين رويكرد جديدي هستند. ارزشهاي مديريت تغيير مي كند و مديران مي بايستي اكنون بينش جديدي داشته باشند و توانايي ارتباط دادن اين بينش با سايرين را در شركت داشته باشند.

اگر چه مديران بين المللي كاركردهاي اساسي يكساني همانند مدير محلي انجام مي دهند، مي بايستي با محيط ها و متغيرهاي بيشتري خود را تطبيق دهد. بنابراين ، هر كدام از پنج وظيفه اساسي مديريت ، زماني كه در يك بازار خارجي عمل مي كند مي بايستي تغيير يابد.

 

برنامه ريزي

اولين گام در برنامه ريزي بين المللي، تصميم براي چگونگي انجام تجارت در سطح جهاني است: آيا صادر كننده باشيم، در موافقت هاي با مجوز رسمي يا معاملات مشترك تجاري وارد شويم. يا اينكه به عنوان شركت چندمليتي با تسهيلاتي در يك كشور خارجي عمل نمائيم.

براي توسعه پيش بيني ها، اهداف و طرحها براي فعاليتهاي بين المللي، مديران مي بايستي محيط ها را بطور مستمر و از نزديك زيرنظر بگيرند. عوامل كليدي شامل ناپايداري سياسي، بي ثباتي پول رايج، رقابت از طرف دولتها، فشارهايي از جانب دولتها، حمايت از علائم تجاري و قراردادها و رقابت شديد مي باشد.

 

سازماندهي

تجارت هاي بين المللي مي بايستي طوري سازماندهي شود كه بتوانند خود را بر تفاوت هاي فرهنگي . محيطي تطبيق دهند. سازمان ها مدت زيادي نمي توانند دقيقاً نسخه كپي شده از خود قرار داده يا عيناً از خودشان در كشورهاي خارجي نسخه برداري كنند. يك شركت بين المللي مي بايستي طوري سازماندهي شود كه بتواند جوابگوي مشتري هاي خارجي، كاركنان و عرضه كننده ها باشد. يك شركت تمام عيار مي بايستي حتي به عنوان يك شركت عظيم جهاني كه داراي بخش هاي متعددي است، سازماندهي شود. بالاتر از همه اينها، سازمان جديد مي بايستي يك سيستم ارتباط باز مستقر كند، جايي كه مشكلات، ايده ها و شكوائيه ها به سرعت شنيده شودو در تمام سطوح مديريت نشان داده شود. بدون اين پديده، كاركنان هيچ گاه نمي توانند مشاركت نمايند و ديدگاهها و ايده هايشان براي موفقيت تجارت حياتي مي باشد.

 

زماني كه سازمان تمركز بين المللي اش را افزايش مي دهد، از سه مرحله ي تغييرات ساختاري زير عبور مي كند:

1-  مرحله ي قبل از بين المللي شدن. شركت هايي كه كالا يا خدمات ارائه مي دهند و با آخرين فن آوريها در هم آميخته شده اند، منحصر به فرد هستند، يا خود را برتر در نظر مي گيرند و آماده حضور در صحنه بين المللي مي نمايند. اولين راهبرد براي معرفي يك محصول به بازار خارجي يافتن راهي براي صادرات آن محصول است. در اين مرحله شركت، يك مدير بخش صادرات به بخش بازاريابي اضافه مي كند و او شركاي خارجي را مي يابد.

2- مرحله ي ساخت يك بخش بين المللي فشار ممكن است از طريق اعمال قوانين كشر ميزبان، محدوديت هاي تجاري و رقابت افزوده شود و يك شركت را در موقعيت زيان آور از لحاظ هزينه قرار دهد. زماني كه يك شركت تصميم مي گيرد تا از خود دفاع كند و موقعيت بازار خارجي خود را با استقرار عمليات بازاريابي يا توليد يك يا چند كشور ميزبان گسترش دهد، يك بخش جداگانه بين المللي مستقر مي سازد. در مقابل عمليات خارجي شروع مي شود و معاون رئيس به طور مستقيم به رئيس يا مديريت اجرايي اصلي(CEO) گزارش مي دهد، عمليات زيرنظر قرار مي گيرد.

3- مرحله ي ساختار جهاني . يك شركت آماده ي حركت از مرحله ي بخش بين المللي مي گردد زماني كه مقوله هاي زير برآورده گردد:

ý     بازار بين المللي براي شركت به همان اهميت بازار داخلي است.

ý     مقامهاي ارشد شركت داراي هر دو تجربه داخلي و خارجي است.

ý     فروشهاي بين المللي نشانگر 25 تا 35 درصد كل فروش هستند.

ý     فن آوري به كار رفته در بخش داخلي برتر از بخش بين المللي مي باشد.

 

هر چقدر كه عمليات خارجي براي سرمنشاء شركت با اهميت تر مي گردند تصميم گيري در سطح ادارات مركزي متمركز مي گردد. گروه عملياتي توليد، رويكرد جغرافيايي، يا تركيبي از اين رويگردها مي بايستي پيروي گردد.

اصول مدیریت 220

خصوصيات مشترك شركت هاي چند مليتي موفق شامل موارد زير است :

ý     ايجاد وابستگي هاي خارجي

ý     راهبردها و بينش هاي جهاني

ý     درگيرشدن در توليد يا در تعدادي محدود از صنايع

ý     موقعيت در كشورهاي توسعه يافته

ý     اتخاذ راهبردهاي كاركنان با مهارت بالا، كارگر ارزان قيمت يا تركيبي از هر دو:‌

بخش بعدي به طور مشروح درباره ي موضوعات مختلفي كه مديران بين المللي با آن مواجه مي شوند، بحث مي كند.

 

محيط بين المللي

مديران بين المللي با چالش هاي شديد و دائم مواجه هستند كه نيازمند آموزش و فهم محيط خارجي است. اداره ي يك تجارت در يك كشور خارجي ايجاب مي كند تا مديران با تنوع زيادي از تفاوتهاي محيطي و فرهنگي رفتار كنند. در نتيجه مديران بين المللي مي بايستي دائماً محيط هاي سياسي، قانوني، فرهنگي اجتماعي، اقتصادي و فن آوري را مورد نظارت قرار دهند.

 

محيط سياسي

محيط سياسي مي تواند پيشرفت هاي اقتصادي را سرعت بخشد يا به تأخير اندازد و            سرمايه گذاري را هدايت كند. اين محيط همواره در حال تغيير است. به عنوان مثال ، فلسفه هاي سياسي و اقتصادي يك رهبر ملي ممكن است در طول يك شب تغيير كند. ثبات و دوام يك دولت ملي ، كه اغلب بستگي به حمايت مردم دارد، مي تواند بسيار متغير و بي ثبات باشد. بسياري از گروه هاي شهروندي با منافع محرز و مسلم مي توانند عمليات سرمايه گذاري و فرصت ها را تضعيف كنند و دولت هاي محلي ممكن است شركت هاي خارجي را با ديده ي مشكوك بنگرند.

 

محيط قانوني

دولت فدرال آمريكا از قوانين كه فعاليت هاي شركت هاي آمريكايي درگير در تجارت بين المللي را تنظيم مي كند، به مرحله اجرا گذاشت. اگر چه هم زمان در خارج از مرزهاي ايالات متحده، سازمان هاي آمريكايي علاقه مندند كه بفهمند كه قوانين ديگر ملت ها با آنچه كه در ايالات متحده است، متفاوت است. بسياري از حقوق قانوني كه آمريكائي ها آنها را پذيرفته اند، در ساير كشورها وجود ندارد. يك شركت آمريكائي كه در خارج تجارت انجام مي دهد مي بايستي بفهمد كه بايد از قوانين كشور ميزبان تبعيت كند.

 

 

محيط اقتصادي

مديران مي بايستي پول رايج، زيرساخت، تورم، نرخهاي بهره،‌دستمزدها و سيستم ماليات را مورد نظارت قرار دهند. در ارزيابي محيط اقتصادي در كشورهاي خارجي، يك تجارت مي بايستي به چهار ناحيه زير توجه ويژه بنمايد:‌

ý     جمعيت با سطوح متوسط در آمد

ý     ساختارهاي ماليات

ý     نرخ هاي تورم

ý     نوسان نرخهاي مبادلات

 

محيط اجتماعي فرهنگي

تفاوتهاي فرهنگي، كه مي تواند خيلي حساس باشد، فوق العاده مهم هستند. سازماني كه به بازار بين المللي وارد مي شود تقريباً در هر سطح مي بايستي كليه حرمت هاي فرهنگي و اولويت هاي شيوه هاي صحيح فرهنگي را بياموزد. مثلاً قبايل گوناگون داراي رسم و رسوم خاص خود هستند. اين مسائل بايد مورد توجه ديگران قرار بگيرد. اگر يك بازرگان موفق به فهم شيوه هاي فرهنگي در ارتباط با انجام تجارت نشد، يك سوء تعبير ناگوار و فقدان كامل اطمينان ممكن است رخ دهد.

 

محيط فن آوري

محيط فن آوري شامل نوآوري ها، از ربات ها تا تلفن هاي همراه، كه به سرعت در انواع مختلف فن آوري يافت مي شوند. قبل از اينكه يك شركت بتواند اين انتظار را داشته باشد كه محصولش در كشور ديگر به فروش رسد، فن آوري هر دو كشور بايد قابل سازگار باشد.

اصول مدیریت 219

مديريت در يك محيط جهاني

ý     چگونه شركتها در سطح بين المللي دگرگون مي شوند.

ý     بررسي شركتهاي چند مليتي

ý     ارزيابي تفاوتهاي محيطي

ý     مديريت در دنياي بين الملل تجارت

 

به منظور باقي ماندن بر رقابت و تداوم آن، سازمان مي بايستي آمادگي رقابت را در بازارهاي جهاني داشته باشند. بسط و توسعه جهاني بزرگترين فرصت ها را براي رشد ارائه مي نمايد. در اين فصل، محيط هاي گوناگون كه بر موفقيت سازمان در يك كشور خارجي تأثير مي گذارد، مورد مطالعه قرار مي گيرد. به علاوه، تغييرات در كاركردهاي مديريت و چالش هاي شخصي زماني كه افراد در يك شركت بين المللي كار مي كنند و با آن مواجه مي شوند، نشان داده           مي شود.

 

شركت چند مليتي

در فاصله زماني بعد از جنگ جهاني اول، آمريكا تحت نفوذ و تسليم تفكر ” آمريكا اولين” قرار گرفت. در 1929، بزرگترين فاجعه مالي رخ داد و آمريكا از بدترين ركود رنج مي برد. در ابتدا از شيوه هاي اقصاد آزاد پيروي گرديد،‌سپس با انتخاب ” فرانكلين روزولت”، تئوريهاي يك اقتصاددان انگليسي مورد آزمايش قرار گرفت. ” جان مي نارد كينز” با اين عقيده جلو آمد كه دولت مي بايستي پمپ اقتصاد ملي را با اجراي سياست هاي مالي آماده كار نمايد. اين سياست به نظر مي آمد كارساز بود. بعد از جنگ جهاني دوم، آمريكا رويكرد متضادي را اتخاذ كرد و به شركاي جهاني خود كمك كرد تا اقتصادشان را بازسازي كنند.

اگر شركتي مي خواست ريسك كند و در بازار بين المللي وارد شود، مي توانست شيوه هاي متعددي را به كار برد. در هر حالت، سطوح ريسك پذيري و كنترل با هم حركت مي كردند. چهار مورد از رويكردهاي مشهور شامل موارد زير است :

ý     صادرات : فروش محصولات سازمان به دلال يا عامل خارجي به عنوان صادرات شناخته شده است.

ý   توافق در اعطاء پروانه : اين رويكرد به يك شركت خارجي اجازه مي دهد تا توليد كند و يا محصولات را بفروشد، يا حقي است براي گذاشتن نام يا نشانه تجاري روي محصولات.

 

ý   رويكرد چند مليتي:‌با اين رويكرد يك شركت تمايل به ايجاد يك تعهد اصولي با بازار خارجي دارد. اساساً ، كالاها يا خدمات براي برآوردن تقاضاهاي بازارخارجي تعديل مي يابند و در بسياري از حالتها، سرمايه گذاري هاي بنيادي در كارخانه و تجهيزات انجام مي گردد.

ý   معاملات مشترك زماني است كه يك شركت با يك شركت خارجي براي توسعه محصولات جديد يا كمك به يكديگر براي دستيابي به بازارهاي محلي، مشاركت برقرار مي كنند.

 

ý   مشاركت هاي راهبردي جهاني خيلي وسيع تر از معاملات مشترك ساده تجاري است. دو شركت با هم مي پيوندندو يك تعهد درازمدت در قالب زمان و سرمايه گذاري به منظور توسعه ي كالاها يا خدماتي كه بازارهاي جهاني را تسخير نمايند، ايجاد مي كنند.

 

ý   شركتهاي فرعي با مالكيت كامل خودي زماني رخ مي دهد كه يك شركت سرمايه هاي كنترل شده يا تمامي يك شركت خارجي را خريداري مي كند.

 

ý   ادغام عمودي شركت هاي فرعي با مالكيت كامل خودي به نحوي است، كه يك شركت نه تنها توليدكننده هاي خارجي را در اختيار دارد، بلكه توزيع كننده ها و خرده فروشان را نيز تحت سيطره خود در مي آورد.

اصول مدیریت 219

مديريت در يك محيط جهاني

ý     چگونه شركتها در سطح بين المللي دگرگون مي شوند.

ý     بررسي شركتهاي چند مليتي

ý     ارزيابي تفاوتهاي محيطي

ý     مديريت در دنياي بين الملل تجارت

 

به منظور باقي ماندن بر رقابت و تداوم آن، سازمان مي بايستي آمادگي رقابت را در بازارهاي جهاني داشته باشند. بسط و توسعه جهاني بزرگترين فرصت ها را براي رشد ارائه مي نمايد. در اين فصل، محيط هاي گوناگون كه بر موفقيت سازمان در يك كشور خارجي تأثير مي گذارد، مورد مطالعه قرار مي گيرد. به علاوه، تغييرات در كاركردهاي مديريت و چالش هاي شخصي زماني كه افراد در يك شركت بين المللي كار مي كنند و با آن مواجه مي شوند، نشان داده           مي شود.

 

شركت چند مليتي

در فاصله زماني بعد از جنگ جهاني اول، آمريكا تحت نفوذ و تسليم تفكر ” آمريكا اولين” قرار گرفت. در 1929، بزرگترين فاجعه مالي رخ داد و آمريكا از بدترين ركود رنج مي برد. در ابتدا از شيوه هاي اقصاد آزاد پيروي گرديد،‌سپس با انتخاب ” فرانكلين روزولت”، تئوريهاي يك اقتصاددان انگليسي مورد آزمايش قرار گرفت. ” جان مي نارد كينز” با اين عقيده جلو آمد كه دولت مي بايستي پمپ اقتصاد ملي را با اجراي سياست هاي مالي آماده كار نمايد. اين سياست به نظر مي آمد كارساز بود. بعد از جنگ جهاني دوم، آمريكا رويكرد متضادي را اتخاذ كرد و به شركاي جهاني خود كمك كرد تا اقتصادشان را بازسازي كنند.

اگر شركتي مي خواست ريسك كند و در بازار بين المللي وارد شود، مي توانست شيوه هاي متعددي را به كار برد. در هر حالت، سطوح ريسك پذيري و كنترل با هم حركت مي كردند. چهار مورد از رويكردهاي مشهور شامل موارد زير است :

ý     صادرات : فروش محصولات سازمان به دلال يا عامل خارجي به عنوان صادرات شناخته شده است.

ý   توافق در اعطاء پروانه : اين رويكرد به يك شركت خارجي اجازه مي دهد تا توليد كند و يا محصولات را بفروشد، يا حقي است براي گذاشتن نام يا نشانه تجاري روي محصولات.

 

ý   رويكرد چند مليتي:‌با اين رويكرد يك شركت تمايل به ايجاد يك تعهد اصولي با بازار خارجي دارد. اساساً ، كالاها يا خدمات براي برآوردن تقاضاهاي بازارخارجي تعديل مي يابند و در بسياري از حالتها، سرمايه گذاري هاي بنيادي در كارخانه و تجهيزات انجام مي گردد.

ý   معاملات مشترك زماني است كه يك شركت با يك شركت خارجي براي توسعه محصولات جديد يا كمك به يكديگر براي دستيابي به بازارهاي محلي، مشاركت برقرار مي كنند.

 

ý   مشاركت هاي راهبردي جهاني خيلي وسيع تر از معاملات مشترك ساده تجاري است. دو شركت با هم مي پيوندندو يك تعهد درازمدت در قالب زمان و سرمايه گذاري به منظور توسعه ي كالاها يا خدماتي كه بازارهاي جهاني را تسخير نمايند، ايجاد مي كنند.

 

ý   شركتهاي فرعي با مالكيت كامل خودي زماني رخ مي دهد كه يك شركت سرمايه هاي كنترل شده يا تمامي يك شركت خارجي را خريداري مي كند.

 

ý   ادغام عمودي شركت هاي فرعي با مالكيت كامل خودي به نحوي است، كه يك شركت نه تنها توليدكننده هاي خارجي را در اختيار دارد، بلكه توزيع كننده ها و خرده فروشان را نيز تحت سيطره خود در مي آورد.

مديريت در يك محيط جهاني

مديريت در يك محيط جهاني

ý     چگونه شركتها در سطح بين المللي دگرگون مي شوند.

ý     بررسي شركتهاي چند مليتي

ý     ارزيابي تفاوتهاي محيطي

ý     مديريت در دنياي بين الملل تجارت

 

به منظور باقي ماندن بر رقابت و تداوم آن، سازمان مي بايستي آمادگي رقابت را در بازارهاي جهاني داشته باشند. بسط و توسعه جهاني بزرگترين فرصت ها را براي رشد ارائه مي نمايد. در اين فصل، محيط هاي گوناگون كه بر موفقيت سازمان در يك كشور خارجي تأثير مي گذارد، مورد مطالعه قرار مي گيرد. به علاوه، تغييرات در كاركردهاي مديريت و چالش هاي شخصي زماني كه افراد در يك شركت بين المللي كار مي كنند و با آن مواجه مي شوند، نشان داده           مي شود.

 

شركت چند مليتي

در فاصله زماني بعد از جنگ جهاني اول، آمريكا تحت نفوذ و تسليم تفكر ” آمريكا اولين” قرار گرفت. در 1929، بزرگترين فاجعه مالي رخ داد و آمريكا از بدترين ركود رنج مي برد. در ابتدا از شيوه هاي اقصاد آزاد پيروي گرديد،‌سپس با انتخاب ” فرانكلين روزولت”، تئوريهاي يك اقتصاددان انگليسي مورد آزمايش قرار گرفت. ” جان مي نارد كينز” با اين عقيده جلو آمد كه دولت مي بايستي پمپ اقتصاد ملي را با اجراي سياست هاي مالي آماده كار نمايد. اين سياست به نظر مي آمد كارساز بود. بعد از جنگ جهاني دوم، آمريكا رويكرد متضادي را اتخاذ كرد و به شركاي جهاني خود كمك كرد تا اقتصادشان را بازسازي كنند.

اگر شركتي مي خواست ريسك كند و در بازار بين المللي وارد شود، مي توانست شيوه هاي متعددي را به كار برد. در هر حالت، سطوح ريسك پذيري و كنترل با هم حركت مي كردند. چهار مورد از رويكردهاي مشهور شامل موارد زير است :

ý     صادرات : فروش محصولات سازمان به دلال يا عامل خارجي به عنوان صادرات شناخته شده است.

ý   توافق در اعطاء پروانه : اين رويكرد به يك شركت خارجي اجازه مي دهد تا توليد كند و يا محصولات را بفروشد، يا حقي است براي گذاشتن نام يا نشانه تجاري روي محصولات.

 

ý   رويكرد چند مليتي:‌با اين رويكرد يك شركت تمايل به ايجاد يك تعهد اصولي با بازار خارجي دارد. اساساً ، كالاها يا خدمات براي برآوردن تقاضاهاي بازارخارجي تعديل مي يابند و در بسياري از حالتها، سرمايه گذاري هاي بنيادي در كارخانه و تجهيزات انجام مي گردد.

ý   معاملات مشترك زماني است كه يك شركت با يك شركت خارجي براي توسعه محصولات جديد يا كمك به يكديگر براي دستيابي به بازارهاي محلي، مشاركت برقرار مي كنند.

 

ý   مشاركت هاي راهبردي جهاني خيلي وسيع تر از معاملات مشترك ساده تجاري است. دو شركت با هم مي پيوندندو يك تعهد درازمدت در قالب زمان و سرمايه گذاري به منظور توسعه ي كالاها يا خدماتي كه بازارهاي جهاني را تسخير نمايند، ايجاد مي كنند.

 

ý   شركتهاي فرعي با مالكيت كامل خودي زماني رخ مي دهد كه يك شركت سرمايه هاي كنترل شده يا تمامي يك شركت خارجي را خريداري مي كند.

 

ý   ادغام عمودي شركت هاي فرعي با مالكيت كامل خودي به نحوي است، كه يك شركت نه تنها توليدكننده هاي خارجي را در اختيار دارد، بلكه توزيع كننده ها و خرده فروشان را نيز تحت سيطره خود در مي آورد.

اصول مدیریت 218

مديريت كيفيت فراگير (جامع) (TQM)(Total Quality Management)

مديريت كيفيت فراگير، فلسفه اي است كه بيان مي دارد تعهد يكسان و هم شكل به كيفيت در تمام نواحي يك سازمان كه به ارتقاء فرهنگ سازماني كه در نتيجه تلقي مشتري ها از كيفيت را برآورده مي سازد، منجر مي گردد. مفهوم مديريت كيفيت فراگير بر پنج اصل استوار است:

ý     توليد كار كيفي در ابتداي امر

ý     تمركز بر مشتري

ý     داشتن رويكرد راهبردي به بهبود و پيشرفت

ý     بهبود دائمي

ý     تشويق كارگروهي و احترام متقابل

 

اصول مدیریت 217

بهبود بهره وري از طريق مديريت كيفيت فراگير(جامع )

ý     فهم اهميت بهره وري و كيفيت

ý     تعريف مديريت كيفيت فراگير

ý     يادگيري از صاحب نظران درباره ي مديريت كيفيت فراگير

ý     ارتباط دهي مفاهيم مديريت كيفيت فراگير با مشتري ها

ý     اجراي مديريت كيفيت فراگير

رهبران تجاري مدت مديدي است كه راه حلي سحرآميز براي موفقيت در بازار جهاني جستجو مي كنند. در طي دو دهه گذشته نزول آشكار كيفيت كالا و خدمات در ايالات متحده و در شركتهاي آمريكايي كه رقابت بين المللي دارند، يكي از داغ ترين موضوعات و عناوين بود. اتحاديه تجاري درگير تماس هاي فراوان در جهت بهبود كيفي كالا و خدمات امريكايي بود.

كيفيت منعكس كننده ميزاني است كه چقدر و تا چه حد كالا يا خدمات، تقاضاها و نيازهاي بازار را برآورده مي سازد، كيفيت يك مفهوم دشوار است كه تعريفش براساس نوع سازماني كه درگير آن مي باشد، متفاوت و متمايز است.

 

بهره وري و كيفيت

كيفيت و بهره وري را با تضمين تعهدات و پاي بندي هاي هر سه سطح مديريت و كاركنان به شرح زير تحقق بخشند:

ý   مديريت سطح بالا: اجراي روشهاي مديريت بي عيب و نقص، به كارگيري تحقيق و توسعه به طور مؤثر، انتخاب تكنيك هاي جديد توليد و بهبود مديريت زمان

ý     مديريت سطح مياني : برنامه ريزي و هماهنگي تلاش هاي كيفي و بهره وري

ý   مديريت سطح پايين: كار با كاركنان به منظور بهبود بهره وري از طريق پذيرش تغيير، تعهد به كيفيت و بهبود دائمي تمام جنبه هاي كاركنان.

بهره وري : رابطه بين مقدار حاصل شده ي برون داد و مقدار درون داد لازم براي توليد آن مي باشد. سوددهي زماني حاصل مي شود كه درآمد حاصل شده از فروش بعد از كسر هزينه ها، مازاد بر آن شود. مخارج و هزينه ها براي تضمين اينكه كالا و خدمات خصوصيات كيفي را تحقق مي شود. كارايي هزينه ها يكي از مهمترين موارد در نظر گرفته شده در تمام مراحل سيستم بازار از توليد به مصرف مي باشد. كيفيت بر بهره وري تأثيرگذار است.

 

اصول مدیریت 216

كنترلهاي منبع انساني

كنترلهاي منبع انساني به مديران كمك مي كند تا نظارت كنند بر كيفيت افراد تازه استخدام شده، همچنين بر عملكرد روزانه و پيشرفت هاي كاركنان جاري نظارت داشته باشند.

طبق يك فرايند روزانه، مديران مسيري طولاني را در كمك به كنترل رفتارهاي كارگران در سازمان ها مي توانند طي كنند. آنها مي توانند با صراحت به عملكردهاي كارگران به سوي اهداف از طريق ايجاد اين اطمينان كه اهداف به طور شفاف برقرار گرديده و فهميده شده است، كمك كنند. مديران همچنين مي توانند خطي مشي ها و رويه هايي را برقرار نمايند كه به هدايت اعمال كارگران كمك كنند. مديران همچنين مي توانند خط مشي ها و رويه هايي را برقرار نمايند كه به هدايت اعمال كارگران كمك مي نمايند. و در نهايت، آنها مي توانند تجربيات قبلي را زماني كه راهبردهاي آينده، اهداف، خط شمي ها و رويه ها را تدوين مي نمايند، در نظر بگيرند.

انواع كنترل مرسوم شامل ارزيابيهاي عملكرد، برنامه هاي انضباطي، مشاهدات، آموزش و سنجش هاي توسعه مي باشد. چون كيفيت كاري افراد يك شركت، به ميزان زيادي تعيين كننده ي اثربخشي يك سازمان است، كنترل اين قسمت بسيار اساسي است.

 

 

كنترلهاي اطلاعات و كامپيوترها

غالباً تمام سازمانها اطلاعات محرمانه و حساسي دارند كه نمي خواهند به عنوان يك اطلاعات عمومي منتشر شود. كنترل دستيابي به پايگاه اطلاعاتي كامپيوتري، راهگشاي اين قسمت مي باشد.

به طور فزاينده اي ، كامپيوترها براي جمع آوري و ذخيره ي اطلاعات براي اهداف كنترل به كار برده مي شوند. بسياري از سازمانها به طور خصوصي در ميان ساير چيزهاي ديگر، بر هر كارمند كاربر كامپيوتر نظارت مي كنند تا عملكرد وي را ارزيابي كنند. بعضي از افراد درباره ي مناسب بودن نظارت كامپيوتري هنوز مردد هستند. مديران مي بايستي با دقت منافع را در برابر هزينه ها- هم انساني و هم مالي- قبل از سرمايه گذاري واجراي تكنيك هاي كنترل كامپيوتري سنجش كنند.

 

ý   محدوديت هاي عملكرد اگر چه سيستم هاي اطلاعاتي مديريت قابليت افزايش كلي عملكرد را دارد، جايگزين طويل المدت كاركنان سازماني با سيستم هاي فن آوري اطلاعات ممكن است به از دست رفتن دانش تخصصي كه اين افراد دارا هستند،‌ بيانجامد. به علاوه ، سيستم هاي اطلاعاتي كامپيوتري شده گران هستند و توسعه آن مشكل است. بعد از اينكه سيستم خريداري گرديد، هماهنگي آن- احتمالاً با تجهيزات موجود- شايد مشكل تر از حد انتظار باشد. متعاقباً ، يك شركت ممكن است ريزه كاري ها را از بين ببرد يا در نصب سيستم بي دقتي به خرج دهد كه به سودمندي و عملكرد سيستم آسيب مي رساند. نظير ساير تجهيزات الكترونيكي پيچيده، سيستم هاي اطلاعاتي هميشه در طول زمان جوابگو نيست، كه نتيجه آن زيان و ضرر گزاف بخاطر خرابي دستگاهها است.

 

ý   محدوديت هاي رفتاري فن آوري اطلاعات اين امكان را فراهم مي آورد تا مديران دستيابي به اطلاعات بيشتر از قبل داشته باشند. اما اطلاعات زياد مي تواند كاركنان را مغرور كند، باعث استرس گردد و حتي روند تصميم گيري را كند كند. بنابراين ، مديريت كيفيت و ميزان اطلاعات قابل دسترس و اجتناب از بار اضافي اطلاعات، مهم است.

 

ý   خطرات بهداشت و تندرستي. به طور بالقوه موضوعاتي جدي مربوط به سلامتي افراد در ارتباط با استفاده از كامپيوترها و ديگر فن آوري اطلاعات كه در سال هاي اخير بروز كرده است، مي باشد. يك مثال، بيماري هاي مفاصل، بيماري دردناك در دستها و مفاصل كه حركات تكراري باعث آن مي گردد.( نظير كار با دست روي صفحه كليد كامپيوتر)

بدون در نظر گرفتن فرايندهاي كنترل به كار رفته، يك سيستم مؤثر تعيين مي نمايد كه آيا كاركنان و قسمت هاي مختلف يك سازمان آن طور كه پيش بيني بود در راه دستيابي به اهداف سازماني هستند يا نيستند.

اصول مدیریت 215

كنترلهاي بودجه

بودجه، شرح مي دهد چه مقدار از يك سازمان انتظار مي رود كه در طول يك مدت زماني معين هزينه كند و عوايد كسب كند.

 

بودجه، در واقع، هم ابزار برنامه ريزي است و هم ساز و كار كنترل فرايندهاي توسعه ي بودجه در بين سازمانها براساس اينكه چه كسي بودجه تعيين مي كند و چگونه منابع مالي تخصيص مي يابد، متفاوت است. بعضي از روشهاي توسعه ي بودجه به شرح زير است :

ý     بودجه بندي بالا به پائين. مديران بودجه را تهيه مي كنند و به زيردستان ابلاغ مي كنند.

ý   بودجه بندي پائين به بالا. محاسبات آن از سطوح پائين مي آيد و همچنانكه به سمت سلسله مراتب بالا حركت مي كند، تعديل و هماهنگ مي شود.

ý   بودجه بندي بر مبناي صفر مديران با توجيه تخصيص پروژه اي در برابر سهم آن به اهداف سازماني يا بخشها بودجه جديدي را تدوين مي كنند.

ý     بودجه بندي انعطاف پذير. هر تجربه بودجه بندي مي تواند با بودجه هاي انعطاف پذير آميخته گردد.

 

كنترلهاي بازاريابي

كنترلهاي بازاريابي بر پيشرفت نظارت به سوي اهداف، جهت رضايت مندي مشتري با محصولات و خدمات، قيمت ها و تحويل كالا كمك مي كند. در زير نمونه هايي از كنترل اعمال شده براي ارزشيابي وظايف بازاريا بي سازمان آورده شده است:‌

ý     تحقيقات بازار به گردآوري اطلاعات براي سنجش نيازهاي مشتري مي پردازد.

ý   آزمون بازاريابي يك مقياس كوچك بازاريابي محصولات براي سنجش آنچه مورد قبول مشتري است. با به كارگيري كروههاي متمركز و بررسي كننده، آزمون بازاريابي پا را فراتر گذاشته و به شناسايي نيازمنديهاي عمومي و جستجو در آنچه (يا چه كسي) حقيقتاً بر تصميمات خريد تأثيرگذار است، مي پردازد.

ý   آمار بازاريابي از طريق تنظيم داده ها و تجزيه و تحليل نتايج، عملكرد را اندازه گيري مي كند. در اكثر موارد، توانائي كار با يك برنامه ي صفحه گسترده كامپيوتري، تمامي نيازهاي يك مدير است. مديران به نسبت هاي بازاريابي نظر مي اندازند، كه سودآوري، فعاليت و سهم بازار را اندازه گيري مي كنند. همچنين نسبت هاي فروش كه پيشرفت به سمت اهداف فروش را اندازه گيري مي كند و در كنترل موجودي انبار مساعدت لازم را به عمل آورد.

 

اصول مدیریت 214

تكنيك هاي كنترل

تكنيك هاي كنترل نوع و ميزان اطلاعاتي كه مديران براي اندازه گيري و نظارت عملكرد نياز دارند را فراهم مي آورد اطلاعات از كنترل هاي مختلف مي بايستي ساخته و پرداخته براي يك سطح مديريتي خاص، بخش، واحد يا اجرائيات باشد.

 

تكنيك هاي خاص خود را به كار مي برد كه در بخش هاي زير شرح آن مي رود

 

كنترلهاي مالي

بعد از اينكه سازمان راهبردهاي خود را براي دستيابي به اهدافش را ارائه داد، اعتبارات مالي براي منابع مورد نياز و نيروي كار در نظر گرفته مي شود. در حالي كه پول هزينه مي گردد، براي انعكاس اينكه چه مقدار هزينه گرديده، چگونه مي بايستي هزينه گردد و چه چيزي عايد شده است، صورت حسابها مي بايستي به روز ارائه شود.

صورت حساب درآمد نتايج عمليات سازمان را در يك مدت زماني معين نشان مي دهد، مانند درامدها، هزينه ها و سود يا زيان. ترازنامه ارزش (دارائي) سازمان را در يك زمان معين نشان ميدهد و همچنين بيان مي نمايد چه ميزان از دارائي صرف بدهي (تعهدات) يا سرمايه گذاري مالك(دارائي خالص) شده است.

 

حسابرسي هاي مالي، يا تحقيق هاي رسمي، به طور منظم انجام مي شوند تا اطمينان حاصل شود كه تجربه هاي مديريت مالي عموماً از طريق رويه ها، خط مشي ها، قوانين و رهنمودهاي مطابق با اصول و مقررات پذيرفته شده، جريان مي يابد. حسابرسي ها ممكن است به صورت داخلي يا خارجي انجام گردد. تجزيه و تحليل نسبت هاي مالي، روابط بين محاسبات ويژه روي صورت حساب هاي مالي را بررسي مي كند و به تشريح اهميت آن محاسبات كمك مي كند:

ý     نسبت هاي نقدينگي توانايي سازمان را براي توليد نقدينگي اندازه گيري مي كند.

ý     نسبت هاي سودآوري توانايي سازمان را براي ايجاد سود و منفعت اندازه گيري مي كند.

ý     نسبتهاي بدهي توانايي يك سازمان را براي پرداخت بدهي هايش اندازه گيري مي كند

ý     نسبتهاي فعاليت كارائي سازمان در اجرائيات و استفاده از سرمايه ها را اندازه گيري مي كند.

به علاوه، مراكز عهده دار مسئوليت امور مالي، مديران را وادار مي كند تا براي پيشرفت واحد به سوي اهداف مالي در محدوده تحت نفوذش، پاسخگو باشند. اهداف مدير و مسئوليتهايش ممكن است بر منافع واحد، هزينه ها، بازگشت ها يا سرمايه گذاريها تمركز داشته باشد.

 

اصول مدیریت 213

فرايند كنترل

فرايند كنترل شامل جمع آوري دقيق اطلاعات درباره ي يك سيستم، فرايند، شخص يا گروهي از مردم است، بدين منظور كه تصميم لازم درباره ي هر كدام گرفته شود. مديران، سيستم هاي كنترل را كه متشكل از چهار مرحله ي كليدي است به شرح زير برقرار مي سازند:

  1. استقرار استانداردهايي در جهت اندازه گيري عملكرد
  2. عملكرد واقعي را اندازه گيري مي كنند.
  3. عملكردها را با استانداردها مقايسه مي كند
  4. اتخاذ عمل هاي اصلاحي

 

انواع كنترل ها

كنترل مي تواند بر رويدادها، قبل، در طول و بعد از فرايند آن تمركز يابد.

ý   كنترل هاي بسترساز، بعضي از مواقع كنترلهاي مقدماتي يا پيش گيرنده ناميده مي شود، تلاش دارد تا انحراف از استانداردها را شناسايي و قبل از اينكه رخ دهد جلوگيري كند. كنترهاي بسترساز بر منابع انساني، مواد و منابع مالي در درون يك سازمان تمركز دارد.

 

ý   كنترلهاي همزمان فعاليت مستمر كارمند را به منظور اطمينان از سازگاري و تداوم استانداردهاي كيفي نظاره مي كند. اين كنترلها متكي بر استانداردهاي عملكرد، قوانين و قواعدي براي هدايت وظايف و رفتارهاي كارمند مي باشد.

 

ý     كنترلهاي بازخوردي شامل مرور اطلاعات براي تعيين اينكه آيا عملكرد استانداردهاي برقرار شده را جامه عمل پوشانده است.

 

 

اصول مدیریت 212

كنترل عمل ارتباط دهي

ý     ارتباط دهي كنترل با چهار كاركرد ديگر مديريت

ý     فهم كنترل به عنوان يك فرايند

ý     شناخت و بكارگيري انواع كنترل

ý     مشخص كردن يك سيستم كنترل مؤثر

 

امروزه هر مديري در هر سازمان مواجه با معماي يافتن راه هايي است تا فرايندهاي گوناگون- براي كنترل فعاليت هايي كه تحت اختيار قانوني اوست را هماهنگ و اداره كند. مديران به طور دائم در جستجوي راه هايي براي ارتقاء رضايت مشتري، حفظ روابط با عرضه كننده ها، كاهش هزينه هاي انبارداري و توسعه ي محصولات مناسب مي باشند.

 

اهداف كنترل

به زبان ساده ، كنترل سازماني، فرايند تخصص، ارزشيابي و تنظيم منابع به طور دائمي به منظور انجام اهداف سازماني است. براي كنترل موفق يك سازمان، نه تنها مديران نيازمند آن هستند تا بدانند استانداردهاي عملكرد چيست، بلكه چگونگي در ميان گذاردن اطلاعات را با كاركنان بايد درك نمايند.

 

اهداف شش گانه اصلي كنترل در زير آمده است:

ý   كنترل طرحها را مؤثر مي سازد. مديران نياز به سنجش پيشرفت دارند، بازخورد را پيشنهاد دهند و تيم خود را اگر مي خواهند موفق شوند، هدايت كند.

ý   كنترل اين اطمينان را مي رساند كه فعاليت هاي سازماني با هم سازگارند. خط مشي ها و رويه ها كمك مي كنند به اطمينان از اينكه تلاش ها يك پارچه هستند.

ý     كنترل سازمان ها را اثربخش مي سازد. كارائي شايد بستگي بيشتري به كنترل داشته باشد تا هر وظيفه مديريتي ديگر

ý   كنترل بازخورد را بر روي موقعيت پروژه فراهم مي سازد اعمال كنترل نه تنها پيشرفت را اندازه گيري مي كنند، بلكه بازخورد خوبي را براي مشاركت كننده ها فراهم مي آورند. بازخورد بر رفتار تأثير مي گذارد و يكي از عناصر مهم و مؤثر در فرايند كنترل است.

ý   كنترل به تصميم گيري كمك مي كند. هدف نهائي كنترل كمك كردن به مديران براي اتخاذ تصميمات بهتر است. اعمال كنترل مديران را از مشكلات آگاه مي كند و اطلاعات لازم براي تصميم گيري را به آنها مي دهد.

اصول مدیریت 211

ارتباط سازماني

جريان رسمي اطلاعات در يك سازمان ممكن است از طريق بالا به پائين، پائين به بالا يا كانالهاي افقي حركت كند. بسياري از ارتباطات به طرف پائين، برنامه ها، بازخورد عملكرد، تفويض و آموزش را نشان مي دهد. اكثر ارتباطات رو به بالا به ارائه گزارش، شكايات و تقاضاها براي كمك مربوط مي شود. ارتباطات افقي بر هماهنگي وظايف يا منابع تمركز دارد.

ساختار سازماني به ايجاد ، تداوم و تشويق وسيله هاي ارتباط رسمي مي پردازد. زنجير فرماندهي، ويژگي ارتباط عمودي است. گار گروهي و تعاملات ، نمايشگر تلاش هاي افقي و جنبي ارتباط است. هماهنگي تلاشها بين هم قطاران يا كاركنان رده هاي يكسان و مقامات بيانگر اين كانال ارتباطي است. بازخورد از زيردستان به مافوق نشانگر ارتباط رو به بالا است.

پيوند مردم با تجهيزات ارتباط الكترونيكي و پايگاههاي اطلاعاتي كه اطلاعات را ذخيره مي كند يك شبكه رسمي است. شبكه هاي رسمي ارتباط، از اتصالات الكترونيكي براي انتقال و ذخيره سازي اطلاعات از طريق كانالهاي رسمي سازمان مي باشد.

كانالهاي غيررسمي، كه به عنوان شبكه شاخه انگوري شناخته شده اند، حامل پيامهاي غيررسمي، اجتماعي و پيام هاي شخصي از طريق سازمان مي باشند. شاخه انگوري، شبكه غيررسمي شخص به شخص ارتباطي كاركنان است كه به طور رسمي از طرف سازمان مورد حمايت قرار نگرفته است. شاخه انگوري يك شبكه ي خودجوش، سريع و توقف آن مشكل است. اين شبكه مي تواند كمك كند يا درك و فهم اطلاعات را متوقف سازد. به اين دلايل مديران نياز است تا در تماس با شبكه شاخه انگوري باشند و با شايعات مقابله كنند.

مانند ارتباط درون شخصي، ارتباط سازماني، مي تواند با موانعي مواجه شود كه از آن جمله اند.

*      باراضافي اطلاعات

*      پيام هاي آب و تاب داده شده

*      تأخير در ارتباطات رسمي

*      فقدان اطمينان و اعتماد كارمند و رو راست بودن

*      سبك هاي مختلف تغيير

*      هراس و در دسترس نبودن وضعيت يا رتبه آنها

*      تفاسير مديران

*      پارازيت هاي الكترونيكي

مدیریت ورهبری (21)

رموز مدیریت موفق

·         واقعیت ها را در نظر بگیرید ! نه تنها واقعیت های آشکار را بلکه واقعیت های مفروض یا آنچه وقوعش را دارید . اما مواظب باشید که واقعاً واقعیت داشته باشند .

·         پیش فرض های نادرست زیربنای همه شکست ها هستند . پیش فرض های شما کدامند ؟ اگر درست نباشند چه ؟

·         به حس برتر اعتماد کنید و به ندای درونتان گوش بدهید .

·         اگر همیشه همان کارهایی را بکنید که تا به حال کرده اید همیشه همان چیزهایی را به دست خواهید آورد که تا به حال به دست آورده اید .

·         برای به دست آوردن چیزی که تا به حال به دست نیاورده اید باید تبدیل به کسی بشوید که تا به حال نبوده اید .

·         آیا در بین کسانی که برایتان کار می کنند کسی هست که اگر آنچه را اکنون درباره اش می دانید از ابتدا می دانستید هرگز استخدامش نمی کردید ؟

·         از روش فکری ((‌ نوک کوه یخ )) استفاده کنید . هر اتفاق غیر منتظره ای را نشانه ای از بروز یک جریان در نظر بگیرید .

·         کار را پی گیری کنید و باز هم پی گیری کنید تا به اتمام برسد و نتیجه مورد نظر به دست بیاید .

·         دنیا را همانطور که هست بپذیرید و نخواهید که حتماً مطابق میل شما باشد .

·         روی نقاط قوت تان متمرکز شوید . برای بهتر کردن وضعیتی که در آن هستید چه کاری است که فقط از عهده شما بر می آید ؟

·         به محض اینکه هدفتان را مشخص کردید تمام ذهنتان را تا زمانی که به آن برسید روی هدف متمرکز کنید .

·         جرأت پیشروی داشته باشید . در مدیریت ، شهامت نشانه برجستگی است .

·         اگر می خواهید چیزی را به انسان ها یاد بدهید باید در آن مورد برایشان یک الگو باشید . هیچ راه دیگری وجود ندارد .   آلبرت شوایتزر  بشر دوست ، برنده جایزه نوبل

·         از بهانه آوردن و دیگران را مقصر دانستن دوری کنید . یک مدیر همیشه می گوید : (( اگر اشکالی هست ، مسئولیتش با من است . ))

·         زمینه هایی که در آنها می توانید نتایج کلیدی به دست آورید شناسایی کنید و خودتان را وقف این کنید که در همه این زمینه ها عملکرد بسیار خوبی داشته باشید .

·         مداوم در جستجوی راه هایی برای افزایش بهره وری ، کاریی و بازدهی باشید .

·         شروع دوباره را در ذهن تان مجسم کنید . به این فکر کنید که خودتان و کارتان را هر سال از نو بیافرینید .

·         ساختار فعالیت هایتان را مرتباً بهبود ببخشید . مدام از ابتکارها و تدبیرهای خودتان برای فعالیت های ارزشمند تر استفاده کنید .

·         افراد با ارزش ترین سرمایه های شما هستند . فقط انسان ها هستند که می توانید کارایی و ارزش آنها را با مدیریت درست افزایش دهید .

·         شما هم بک از همان مدیرانی بشوید که کارکنان با میل خودشان و بدون در نظر گرفتن پست و مقام از آنها پیروی می کنند .

·         کار هر کس به طریقی راضی کردن مشتری های خودش است . مشتری شما چه کسانی هستند و عملکرد شما چگونه است ؟

·         مدام به کارکنان بگویید که چقدر خوب هستند و چقدر کاری که انجام می دهند مهم است .

·         همیشه آماده باشید تا اگر کسی ایده تازه و بهتری پیشنهاد کرد آن را جایگزین ایده قدیمی خودتان کنید .

·         (( خودتان را در مقابل دریای مشکلات مسلح کنید تا به آنها پایان دهید . ))    شکسپیر

·         اصولاً در تجارت میزان موفقیت مالی نشان دهنده میزان موفقیت یک مدیر است . مدام در جستجوی راه های افزایش درآمد و کاهش هزینه ها باشید .

·         مدیر موفق برای خودش استانداردهای بالا وضع می کند . به عملکرد ضعیف یا متوسط رضایت ندهید .

·         اصل (20 / 80 ) را در همه کارهایتان در نظر داشته باشید . 80 درصد از دستاوردهای هر کس نتیجه 20 درصد از فعالیت های اوست . با ارزش ترین فعالیت های شما کدامند ؟

·         مدیران برتر باعث شادی و شگفتی مشتری هایشان هستند . آیا شما هم همین طور هستید ؟

·         کیفیت یعنی همان چیزی که مشتری می خواهد . مشتری های شما کیفیت را چطور تعریف می کنند ؟

·         هر فرد عادی موقع کار حداکثر از 50 درصد توان خود استفاده می کند . وظیفه شما به کار انداختن آن 50 درصد دیگر است .

·         قدردانی و تشویق قدرتمند ترین ابزار برای ساختن کارکنانند .

·         رهبران خوب می خواهند مطمئن شوند که همه کارکنان می دانند هر روز باید چه کارهایی را انجام دهند .

·         (( آیا من برای تو اهمیت دارم ؟ )) جواب این سؤال را در هر موقعیتی که پیش می آید به کارکنان بدهید .

·         با تعیین هدف مدیریت کنید . به کارکنان بگویید که دقیقاً چه کارهایی می خواهید انجام دهند و سپس از سر راهشان کنار بروید .

·         با دادن مسئولیت مدیریت کنید . این یکی از روش های نیرومند برای پروراندن کارکنان است .

·         با مستثنا کردن ، مدیریت کنید . فقط در مواردی از کارکنان گزارش بخواهید که ایرادی در انجام برنامه کاری پیش آمده باشد .

·         یکی از شاخص های مدیران برتر این است که نسبت به کارکنان خود بسیار با ملاحظه اند و به آنها اهمیت می دهند .

·         فلسفه پیشرفت مداوم را به کار بگیرید . هر روز نسبت به روز قبل کمی بهتر بشوید .

·         وقتی کارکنان می خواهند با شما صحبت کنند مقداری از وقت تان را به آنها اختصاص بدهید . این یکی از بهترین روش های ایجاد انگیزه است .

·         برای آینده سازمان چشم انداز روشنی داشته باشید . قصد دارید تا پنج سال دیگر به کجا برسید ؟

·         ارزش هایی که به آن معتقدید ؟ روی چه چیزهایی پافشاری می کنید ؟ آیا همه این را می دانند .

·         رسالت شما چیست ؟ سازمان شما برای چه به وجود آمده است ؟

·         (( امتیاز برد )) را در خود پرورش دهید . تفاوت های جزئی در عملکرد شما می تواند به تفاوت های عمده در نتایج منجر شود .

·         خودتان را وقف پرورش مداوم شخصیت تان کنید . شما ارزشمندترین سرمایه خودتان هستید.   

اصول مدیریت 210

 

مهارت هاي ارتباط نوشتاري

ارتباط نوشتاري داراي منافعي چنداست. اولاً، امكان ثبت براي ارجاع و پيگيري مسائل را فراهم مي آورد. ثانياً ، ارتباط نوشتاري يك وسيله ي بدون هزينه است كه امكان پيام رساني يكسان به بخش هاي وسيعي از افراد را فراهم مي آورد.

مهمترين محدوديت ارتباط نوشتاري اين است كه ارسال كننده نمي داند پيام چگونه دريافت مي شود و يا اگر دريافت شد،‌كم و كيف آن چگونه است،‌ مگر اينكه اگر لازم باشد پاسخي دريافت كند، از روي آن پي ببرد.

 

در اينجا رهنمودهايي براي ارتباط نوشتاري مؤثر ارائه مي شود :

ý   طرح (P.O.W.E.R) (Plan, Organize, Write, Edit. And Revise) را براي تهيه هر پيام به كار ببريد يعني : جزئيات برنامه ، سازمان دهي، نوشتن، ويرايش و تجديدنظر

ý     پيش نويس كردن پيام به نحوي كه مورد نظر خوانندگان است.

ý     به پيام ، يك عنوان مختصر و روشن بدهيد و جايي كه ضرورت دارد عنوانهاي فرعي به كار بريد.

ý     لغات كوتاه، شفاف و ساده به كار بريد، همچنين جملات و متن ها

ý     نظرات خود را با مستندات حمايت كنيد.

ý     از پرحرفي و چرب زباني، تمثيل سازي، بيانات دل خوش كن و تكراري پرهيز نماييد.

ý     نكات اساسي را در پايان خلاصه كنيد و به خواننده اين فرصت را بدهيد كه بداند چه كارهايي بايد بعد از آن انجام دهد.

 

ارتباط درون شخصي

ارتباط درون شخصي يك مذاكره رو در رو يا صدا به صدا در زمان واقعي است كه امكان بازخورد فوري را فراهم مي آورد. ارتباط ميان فردي نقش بسيار مهمي را در فعاليتهاي روزانه يك مدير بازي مي كند، و به طور اخص در سازمان هايي كه تيم ها را به كار مي برند.

مديران مي بايستي ارتباطات درون شخصي بين تيم ها را تسهيل كنند و موانع آن ارتباط را كاهش دهند.

 

 موانع مشترك موجود در ارتباط درون شخصي شامل موارد زير است :

*      انتظارات از آشنايي و شناخت

*      باورهاي از قبل درك شده

*      كمبود منبع قابل اعتماد

*      برداشت هاي متفاوت كه از سوابق اجتماعي و فرهنگي نشأت مي گيرد

*      معناشناسي و واژه ي پردازي

*      احساساتي كه با دليل و منطق تداخل مي كنند

*      صدا يا پارازيت

اصول مدیریت 209

فرايند ارتباطات

هدف ارتباطات، انتقال اطلاعات است- و درك آن اطلاعات- از يك شخص به شخص ديگر و يا از يك گروه به گروه ديگر. فرايند ارتباطات به سه مؤلفه اساسي تقسيم مي شود:

ارسال كننده، يك پيام را از طريق يك كانال به دريافت كننده انتقال مي دهد (شكل 1-13 يك الگوي توصيف شده ارائه مي دهد.

توسعه پيام با عنوان ” رمزگذاري” شناخته شده است. تفسير و تعبير پيام به ” رمز شناسي” اطلاق مي گردد.

 جنبه مهم ديگر، چرخه بازخورد است. زماني كه دونفر از افراد تعامل دارند، ارتباطات در حقيقت فقط يك طرفه است. وقتي شخصي پيامي را دريافت مي كند، با دادن پاسخ به آن جواب مي دهد. چرخه ي بازخورد، همانند چرخه ي بازخورد ارسال- دريافت اشاره شده در شكل (1-13) مي باشد.

 

شيوه هاي ارتباط

شيوه هاي استاندارد ارتباط عبارتند از گفتن يا نوشتن به وسيله ي ارسال كننده و شنيدن و يا خواندن توسط دريافت كننده. اكثر ارتباطات شفاهي است، با يك طرف صحبت كردن و ديگران شنيدن.

ارتباطات غيركلامي (زبان بدن) شامل رفتاها، اشارات و ايماها و ديگر جنبه هاي ظاهر فيزيكي كه ، با حالتهاي چهره(مانند خنديدن يا اخم كردن) تركيب مي شوند، مي تواند ابزارهايي قوي براي انتقال پيام ها باشند.

مهارتهاي ارتباط شفاهي

با توجه به اين موضوع كه بخش عمده اي از وقت روزانه يك مدير صرف مصاحبت با ديگر مديران و كاركنان مي شود، توانايي هاي گفت و شنود براي موفقيت كاملاً اساسي هستند. به عنوان مثال، زماني كه يك مدير بايدبرنامه هاي فروش را وضع كند، مصاحبه اي را انجام دهد، ارزشيابي هاي كارمندي را انجام دهد و يا به برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي اقدام نمايد، از مهارت هاي ارتباط شفاهي استفاده مي كند.

 

 در اينجا دو نمونه از مهمترين توانايي ها براي ارتباط شفاهي ارائه مي گردد:

ý     گوش دادن فعال

ý     ارتباط چشمي برقرار مي كند

ý     زمان و برنامه كافي، زمان غير منقطع براي ملاقات ها و نشست ها

ý     خالصانه در جستجوي اطلاعات است.

ý     از احساسي بودن و برخورد با ديگران اجتناب مي نمايد.

ý     پيامي كه شما مي شنويد، را تأويل و تغيير مي دهد، به خصوص براي روشن كردن مقاصد گوينده

ý   سكوت خود را حفظ مي كند. صحبت نمي كند تا اينكه مكث ها را پركند، و يااينكه به عبارات در يك نقطه با شيوه مخالف آن، پاسخ دهد.

ý     انجام پرسش جهت شفاف سازي سؤالات

ý     از علائم و اشارات پرت و مغشوش كننده اجتناب مي ورزد.

ý   بازخورد سازنده. مديران غالباً تلاش ضعيفي در فراهم آوردن امكانات براي كاركنان با بازخورد عملكرد، به عمل مي آورندبايد موارد زير انجام دهند:

ý     بر رفتارهاي ويژه تمركز كنند تا ايجاد و ارائه اظهارات كلي.

ý     بازخوردها را در قابل مسائل غيرشخصي و معطوف به هدف ببينند.

ý     بازخورد را تا حد امكان خيلي زود بعد از عمل پيشنهاد دهند.

ý     پرسش هايي مبني بر اطمينان از درك بازخورد به عمل آورند.

ý     بازخورد منفي را به سمت رفتاري كه دريافت كننده مي تواند كنترل كند، هدايت كنند.

اصول مدیریت 208

اهميت ارتباطات در فرايند مديريت

سازمانها كاملاً متكي به ارتباطات هستند، كه به عنوان تبادل ايده ها، پيام ها، يا اطلاعات كلامي، علامت ها يا نوشتارها، تعريف مي گردند. بدون ارتباطات، سازمانها كاري انجام نمي دهند. اگر ارتباطات از بين برود و يا متوقف شود، تمامي سازمان دستخوش تغيير مي شود. زماني كه ارتباط، كامل، دقيق و به موقع باشد، سازمان تمايل به جنب و جوش، پويايي و كارايي دارد.

 

ارتباطات به چهار دليل زير مركز فرايند مديريت است:‌

ý   ارتباطات پيوند فرايندهاي مديريتي است. ارتباطات روشي است كه مديران كاركردهاي مديريتي از قبيل برنامه ريزي ، مديريت ، سازماندهي، كارگزيني، جهت دهي و كنترل را هدايت مي كنند. ارتباطات قلب تمام سازمانهاست.

ý   ارتباطات ابتدائي ترين وسيله اي است كه از طريق آن مردم كسب و تبادل اطلاعات مي كنند. تصميمات غالباً براساس كميت و كيفيت اطلاعات دريافتي است. اگر اطلاعاتي كه براساس آن تصميم گيري مي شود، ضعيف يا ناقص باشد، تصميم غالباً ناصحيح خواهد بود.

ý   بيشترين فعاليت هاي زمان بر مديران، ارتباطات است. مديران 70 تا 90 درصد وقت خود را صرف ارتباط با كاركنان و ديگر مشتري هاي داخلي و خارجي مي نمايند.

ý   اطلاعات و ارتباطات نمايانگر قدرت سازمان ها است. يك كارمند به طور سازنده نمي تواند كاري را در يك واحد كاري، انجام دهد، مگر اينكه بداند كه چه چيزي بايد انجام دهد، چه زماني وظيفه بايد انجام پذيرد و چه كسي ديگر مي بايستي دخيل باشد، اعضاي ستادي كه اين اطلاعات را در اختيار دارند، مركز قدرت هستند.

اصول مدیریت 207

رهبري در سازمان يادگيرنده

سازماني كه يادگيري را در ميان افرادش ترويج مي كند به سازمان يادگيرنده اطلاق مي شود. در يك سازمان يادگيرنده، كاركنان درگير شناخت حل مسائل مي شوند، سازمان را توانا مي سازند تا به طور دائم كسب تجربه كنند، تغيير كنند وپيشرفت نمايند. بنابراين، سازمان مي تواند ظرفيت خود را براي رشد، يادگيري و كسب اهداف، افزايش دهد.

در سازمان يادگيرنده، تمام كاركنان مسائل را جستجو مي كنند، مانند درك نيازهاي مخصوص مشتري. كاركنان همچنين مسائلي را حل مي كنند، كه به مفهوم قراردادن چيزها در كنار هم به روشي منحصر به فرد ، تا نيازهاي مشتري را برآورده كنند. يك سازمان يادگيرنده تبادل اطلاعات در ميان كاركنان را گسترش مي دهد، كه در نتيجه يك محيط كاري با دانش ايجاد مي كند. سازمان يادگيرنده انعطاف پذيري را به نمايش مي گذارد، زيرا كاركنان ايده هاي نو را پذيرفته و خود را با آنها تطبيق داده اند چون ايده هاي جديد از بطن نقطه نظرات يكايك اعضاء برخاسته است.

 

رهبري دور انديش، ساختار مبتني بر تيم، راهبردهاي مشاركتي ، يك فرهنگ داخلي قوي تطبيق پذير، كاركنان توانمندشده، خصوصيات اطلاعاتي باز از خصوصيات يك سازمان يادگيرنده هستند. مشاور «‌پيتر سينج» نويسنده ي كتاب مشهور” انضباط پنجم”، عناصر سازنده ي سازمانهاي يادگيرنده را به شرح زير مشخص مي سازد:

ý     مدل هاي عقلي- كنار گذاشتن شيوه هاي تفكر قديمي

ý     برتري و تفوق شخصي- خود آگاهي و توانايي روراست بودن با ديگران

ý     تفكر سيستمي- فهم برنامه ي عمل

ý     اشتراك بينش- توافق متقابل در برنامه ي عمل

ý     يادگيري تيمي- با يكديگر كاركردن براي انجام برنامه ي عمل

گفته سينج درباره ي سازمان يادگيرنده ارزش والايي روي توسعه توانايي يادگيري قرار مي دهد و اين تفكر را ايجاد مي كند كه يادگيري به طور دائم قابل دسترس كليه اعضاي سازمان مي باشد.

 

ارتباطات و مهارتهاي درون شخصي

ý     درك اهميت ارتباطات در تجارت

ý     ارتباطات به عنوان يك فرايند

ý     تفاوت گذاري بين شيوه هاي ارتباطات سازماني و درون شخصي

ý     رواج و گسترش ارتباطات كارا(مؤثر)

 

هيچ عملي حياتي تر از ارتباطات براي مديريت نيست. ارتباطات، قلب هر فعاليت تجاري است. ريسماني است كه اعمال افراد يا سازمان را با اهداف مورد علاقه شان، به هم پيوند مي دهد. ارتباطات راهي است كه كاركنان، احساسات، افكار، خواسته ها و نيازهاي خود را با هم در ميان مي گذارند.

 

اصول مدیریت 206

چالش هاي رو در روي رهبران

سازمانها امروزه تقاضاهاي متعددي را پيش روي رهبران قرار مي دهند، از آنها مي خواهند تا ديدگاه خود را بازگو كنند، تغيير را آغاز كنند و تصميمات پيچيده اتخاذ كنند. براي اداره ي اين تقاضاها، رهبران مي بايستي انعطاف پذير بوده و خود را تطبيق دهند.

 

رهبري تحولي(انتقالي)

رهبري تحولي تئوريهاي رفتاري و مقدار كمي از تئوريهاي خصلتي را به هم آميخته مي كند. رهبران تعاملي، نظير آنچه در تئوريهاي اقتضايي شناخته شد، پيروان را در جهت هدايت و برقراري اهداف با شفاف سازي نقش و وظيفه مورد نياز هدايت مي كنند. اگر چه رهبران تحولي ، كساني كه پرجاذبه و دورانديش هستند، سبب مي شوند تا پيروان خود، منافع شخصي را به منظور بهبود سازمانشان، به تعالي برسانند.

 

رهبري تغيير

بازار تجارت و شغلي امروز بسيار پررقابت است. راهي كه يك سازمان براي بقاء بايد طي كند آن است كه با تغيير شكل مجدد خود را در دنياي به شدت متغيرامروز، برآورده سازد. مقاومت در برابر تغيير، يك جاده ي منتهي به فنا و نيستي براي كاركنان و براي سازمان است. رهبران نياز به تأكيد در عمل دارند تا تغيير را با سرعت و به آساني ممكن و ايجاد كنند.

 

رهبران مي توانند به فرايند تغيير با تغيير نگرش هاي كاركنان، از اجتناب به پذيرش تغيير، كمك كنند. اين تغيير به وسيله ي مديران انجام مي گردد در قالب رهبري قوي كه عبارات و سؤالات اجتناب آميز را به سؤالات پذيرشض آميز تبديل مي كنند:

ý   از ”چرا”  به  ” چه فرصت هاي جديد اين تغيير فراهم مي سازد؟” . وقتي كه كاركنان سؤال مي كنند ”چرا” ، يك مدير مي بايستي تمركز بر منافعي كند كه تغيير براي كاركنان و سازمان فراهم مي آورد.

ý   از ” چگونه بر من تأثير مي گذارد” به ” چه مسائلي را حل خواهد كرد؟ ” مديران بايد اين فرصت را به كاركنان بدهند تا مسائل را بدانند و چگونه آنها مي توانند بخشي از راه حل آن باشند.

ý   از ” ما اين را بدين طريق انجام نمي دهيم” به ” نتيجه چه خواهد بود اگر ما اين را به اين طريق جديد انجام دهيم؟ يكي از اولين عكس العمل ها اين است كه يك فرايند هيچگاه به اين طريق انجام نمي شود. مديران مي بايستي ضمن بيان توضيحات هم دلي و يگانگي را فراهم آورند.

 

ý    از ” چه وقت اين مسئله خاتمه مي يابد تا اينكه بتوانيم به كارمان برگرديم؟” ” به چه كاري مي توانم انجام دهم تا كمكي كرده باشم؟” مديران مي بايستي شرايطي ايجاد نمايند كه خود كاركنان در امر تغيير سهم داشته باشند.

اصول مدیریت 205

مدل موقعيتي « هرسي بلانچارد»

مدل رهبري موقعيتي « هرسي بلانچارد»   ، براساس ميزان هدايت (وظيفه مداري) و حمايت اجتماعي احساسي(رابطه مداري) كه يك رهبر با توجه به موقعيت و سطح بلوغ پيروان خود مي بايستي فراهم آورد.

  

وظيفه مداري ميزان گستردگي در گيري يك رهبر براي پي بردن به وظايف  و مسئوليتهاي يك شخص يا گروه مي باشد. اين رفتار شامل گفتن به مردم در خصوص اينكه چه كاري بايد انجام دهند، چگونه انجام دهند، چه وقت انجام دهند و كجا بايد انجام دهند، مي باشد.

 

در وظيفه مداري، رهبر در يك ارتباط يك طرفه درگير مي شود. رابطه مداري، از طرف ديگر، ميزان گستردگي درگيري يك رهبر در ارتباط دو يا چندطرفه مي باشد. اين رفتار شامل گوش فرادادن، تسهيل كردن و حمايت كاركنان مي شود. و بلوغ تمايل و توانايي يك شخص براي قبول مسئوليت براي هدايت و راهنمايي رفتار خودش مي باشد. تنوع گوناگوني در درجه بلوغ بين كاركنان وجود دارد كه آنهم بستگي به وظايف خاص، عملكردها، يا اهدافي كه قصد انجام آن را دارند، دارد.

 

تئوري مسير- هدف « هيوز»

تئوري مسير- هدف كه توسط « رابرت هيوز» تدوين گرديده، براساس تئوري انتظاري انگيزش بنا گرديده است. شغل مدير، مربي گري يا هدايت كارگران براي انتخاب بهترين مسيربراي رسيدن به اهداف مي باشد. براساس تئوري هدف گذاري، رهبران خود را درگير سبك هاي متعدد رفتارهاي رهبري كه بستگي به طبيعت و تقاضاهاي يك موقعيت خاص دارد، مي نمايند.

رفتار يك رهبر از جانب زيردستان مورد پذيرش قرار مي گيرد زماني كه به عنوان يك منبع مورد رضايت ديده شود. او برانگيخته كننده است زماني كه لزوم رضايت منوط به عملكرد باشد و اين رهبر تسهيل كننده است، مربي گري مي كند وبه عملكردهاي مؤثر پاداش مي دهد. تئوري مسير هدف چند سبك رهبري را مشخص مي كند.

 

ý   تفوق مدار. رهبر اهداف چالش گرايانه براي پيروان خود مطرح مي كند، از آنها انتظار دارد، در سطح بالايي انجام وظيفه نمايند و در توانائيهاي خود اين اطمينان را برسانند كه انتظارات برآورده مي شود. اين سبك زماني مناسب است كه پيروان فاقد چالش هاي شغلي باشند.

ý   هدايتي رهبر به پيروان خود اين اجازه را مي دهد تا بدانند چه انتظاراتي از آنها مي رود و به آنها مي گويد كه چگونه وظايفشان را انجام دهند. اين سبك زماني مناسب است كه پيروان شغل هايي مبهم و چند پهلو در دست داشته باشند.

ý   مشاركتي رهبر با پيروان خود مشاوره مي كند و قبل از تصميم گيري از آنها پيشنهاد مي طلبد. اين سبك زماني مناسب است كه پيروان رويه هاي نامناسب به كار مي برند و تصميم هاي ضعيف اتخاذ مي كنند.

ý   حمايتي: رهبر دوست داشتني و قابل دسترس است. او نگراني خود را در رابطه با خيرو بهبودي روانشناسانه پيروان خود ابراز مي دارد. اين سبك زماني مناسب است كه پيروان فاقد اطمينان هستند.

ý   محيط خصوصياتي خارج از كنترل پيروان است از جمله، ساختار شغل و سيستم اختيار و قدرت و كارگروهي. عوامل محيطي نوع رفتار رهبري را كه مورد نياز است تعيين مي كند اگر كه بخواهيم نتايج كار پيروان در حد (اعلا) باشد.

ý   پيرو خصوصيات پيرو كانون كنترل، تجربه وتوانايي درك شده مي باشد. خصوصيات شخصي زيردستان تعيين مي كند كه چگونه محيط و رفتار رهبري تفسير مي شوند.

 

 

 

اصول مدیریت 204

رويكردهاي موقعيتي به رهبري

مضمون رويكردهاي اوليه در درك و فهم رهبري، تمايلي بود براي شناخت خصلت ها يا رفتارهايي كه رهبران اثر بخش به طور مشترك دارا هستند يك مجموعه مشترك از خصوصياتي كه به هر حال ثابت شده دشوار و ديرفهم هستند. محققين دائماً به علت فقدان حمايت يكپارچه از يافته ها و برداشت هايشان سرخورده شده اند. در نتيجه تحقيق شروع به تمركز بر سبكي از رهبري نمود كه در يك موقعيت خاص، بيشتر مؤثر واقع مي شود. تئوريهاي موقعيتي يا اقتضايي سعي در ايجاد تناسب بين رهبر و موقعيت او دارد و رهنمودهايي را براي مديران به منظور كسب نتيجه مؤثر فراهم مي آورد.

 

تئوري اقتضايي فيدلر

تئوري اقتضايي « فرد. ئي .فيدلر» بر اين باور متمركز است كه بهترين روش براي مديران براي رهبري كردن وجود ندارد. موقعيت هاي متفاوت، باعث ايجاد سبك هاي متعدد رهبري مورد نياز مديران مي گردد. سبكي از رهبري كه در يك موقعيت كارائي دارد ممكن است در موقعيت ديگر كارائي نداشته باشد.

« فيدلر» به سه عامل كه يك كنترل موقعيتي رهبري را شرح مي دهد، توجه دارد. اين عوامل عبارتند از :

ý   ساختار وظيفه آيا شغل در سطح بالايي ساختاريافته، به خوبي ساختار نيافته ، و يا درجايي بين اين دو است؟ پي بردن به جزئيات (مورد علاقه ) آنچه لازمه ي زيردستان است برساختار وظيفه تأثير مي گذارد.

ý   روابط رهبر/ عضو اين اصل بر ميزان وفاداري، وابستگي و حمايتي كه يك رهبر از پيروانش دريافت مي كند، مصداق دارد. در يك رابطه مطلوب، يك مدير داراي ساختار وظيفه اي شكل يافته در سطح بالاست و توانايي پاداش دهي و يا تنبيه كاركنان را بدون هيچ گونه مشكلي دارد. در يك رابطه نامطلوب ، ساختار وظيفه معمولاً ضعيف شكل گرفته است و رهبر داراي اختيار محدود است.

ý   قدرت موقعيت قدرت موقعيت، ميزان قدرت يا اختياري كه يك مدير از سازمان دريافت مي كند يا به او داده مي شود را مي سنجد به منظور هدايت، پاداش دهي و يا تنبيه زيردستان. قدرتهاي موقعيت مديران بستگي دارد به سلب قدرت تصميم گيري كاركنان (مطبوع) يا افزايش آن (نا مطبوع)

 

اصول مدیریت 203

قدرت در برابر اختيار

رهبران مؤثر قدرت يا توانائي نفوذ بر ديگران را توسعه مي دهند و به كار مي برند، قدرت سنتي مديران نشأت گرفته شده از موقعيت آنها در درون سازمان است. مشروعيت دهي و زور از انواع قدرت محسوب مي شوند كه توسط مديران به كار برده مي شود تا رفتار كارمند را تغيير دهند و به صورت زير تعريف مي شوند:

ý   قدرت مشروعيت از موقعيت رسمي مدير در سازمان سرچشمه مي گيرد و اختيار به او اعطاء گرديده است. زيردستان آنرا به عنوان منبع قانوني قدرت پذيرفته اند و خود را با آن وفق مي دهند.

ý   قدرت پاداش دهي از اختيار براي پاداش دادن به ديگران سرچشمه مي گيرد. مديران مي توانند پاداشهاي رسمي اعطا كنند نظير افزايش حقوق يا ارتقاء، ممكن است تحسين و تمجيد، توجه و قدرداني را براي تأثير در رفتار به كار برند.

ý   قدرت زور مخالف قدرت پاداش دهي است و از اختيار براي تنبيه يا پيشنهاد تنبيه سرچشمه مي گيرد. زماني كه مديران اين حق را داشته باشند كه كاركنان را اخراج يا تنزل كار دهند،‌از آنها انتقاد كنند، از افزايش حقوق امتناع ورزند، توبيخ نمايند، نكات منفي را در پرونده ي كارمند ثبت كنند و نظاير آن، از قدرت زور استفاده كرده اند.

ý     قدرت تخصص كه از دانش خاص رهبر يا مهارتش نتيجه مي شود.

ý   قدرت مرجعيت كه از خصوصيات رهبري نتيجه مي شود كه برخوردارند از هويت. احترام و تحسين از جانب زيردستاني كه تمايل به تقليد از آن رهبر را دارند. زماني كه كارگران يك سرپرست را به دليل روشي كه او با آنها رفتار و گفتگو مي كند، تحسين مي كنند، نفوذ براساس قدرت مرجعيت است. قدرت مرجعيت بيشتر متكي بر خصوصيات شخصي رهبر است تا عنوان و موقعيت رسمي او، و در حوزه ي رهبري فرمند قابل رؤيت است.

 

اصول مدیریت 202

الگوي شطرنجي شبكه مديريت ،   توسط « رابرت بليك» و « جين موتون» تدوين گرديده است، پنج سبك رهبري با ملاحظات متفاوت براي مردم و توليد مشخص شده است.

 

ý   سبك تهي كردن در گوشه ي پائين سمت چپ شبكه ، قرار گرفته نقطه (1و١) كه خصوصيت آن ملاحظه پائين براي هر دوي مردم و توليد است. هدف مقدماتي مديران، دور از مشكلات بودن است.

ý   سبك باشگاهي كه در سمت چپ گوشه ي بالايي شبكه قرار گرفته، نقطه (٩و١) كه مشخصه آن ملاحظه بالا براي مردم و ملاحظه پائين براي توليد. هدف اوليه آن ايجاد يك جو راحت و امن، جايي كه مديران به زيردستان اين اعتماد را دارند كه پاسخي مثبت دريافت نمايند.

ý   سبك اقتدارمدارانه : كه در گوشه ي پائين سمت راست شبكه، نقطه (1و9) واقع شده، كه با ملاحظه بالا براي توليد و ملاحظه پائين براي مردم، مشخص شده است. هدف مقدماتي آن كسب اهداف سازماني است، و نيازهاي كارمند در اين فرايند مناسب و آشكار نيست.

ý   سبك ميان راهي در وسط شبكه ، قرار گرفته ، نقطه(5و5)، تعادلي را بين نيازهاي كارگران و اهداف بهره وري سازمان حفظ مي كند. هدف مقدماتي آن حفظ روحيه اخلاقي كارمند در سطح قابل قبولي براي انجام كار موردنياز سازمان مي باشد.

ý   سبك تيمي، در گوشه ي بالايي سمت راست شبكه، قرار گرفته نقطه (٩و٩)، كه ملاحظه بالايي براي مردم و توليد (محصول) در نظر گرفته، هدف مقدماتي آن برقراري همبستگي، انسجام و ترويج احساس تعهد در ميان كارگران است.

الگوي شبكه مديريت پيشنهاد مي نمايد كه رهبران كارآمد و لايق، سبكي را آغاز كنند كه بالاترين توجه را به هر دوي مردم و محصول داشته باشد. يعني نقطه (9و9) سبك تيم مداري

 

اصول مدیریت 201

سبك هاي رهبري

مهم نيست كه خصلت ها و مهارت هاي رهبري چه باشد، رهبران نقش خود را در پهنه وسيعي از سبك ها ايفا مي كنند.

موارد زير سبكهاي معمول رهبري هستند:

ý   استبدادي: مديرتمام تصميم ها را خود مي گيرد و اعضاي تيم خود را زير قلمرو حيطه ي خود قرار مي دهد. اين رويكرد نتيجه اش عموماً مقاومت منفعلانه از طرف اعضاي تيم است و نيازمند يك فشار دائمي و جهت دهي از طرف رهبر به منظور انجام كارها مي باشد. معمولاً ، اين رويكرد راه خوبي براي به دست آوردن بهترين عملكرد از تيم نيست.

ý   مشاركتي مدير، زيردستان را از طريق مشورت با اعضاء تيم در تصميم گيري وارد مي كند(در حالي كه هنوز كنترل برقرار است) كه اين طريق كارمند را تشويق به احساس تملك در تصميم ها مي نمايد.

ý   آزاد (همچنين مهارنشده و بدون كنترل ناميده مي شود) در اين رويكرد بدون دخل و تصرف، رهبر اعضاي تيم را تشويق مي كند تا به طور مستقل عمل نموده و مسائل آنها توسط خودشان حل شود. اگر چه براي توصيه و مساعدت ، او (رهبر) در اختيارشان مي باشد. رهبر معمولاً كنترل كمي روي اعضاي تيم دارد، آنها را رها مي كند تا نقش خود را ايفا كنند و تكاليف خودشان را به عهده گيرند بدون اينكه شخصاً خودشان بخواهد در اين فرايندها مشاركت داشته باشد.

 

 

انگيزش

رهبران بر ديگران به منظور دستيابي به اهداف از طريق رويكردهاي انگيزش تأثير مي گذارند. آنها مي توانند انگيزش مثبت يا منفي را به كار برند.

ý   تصميم سازي دومين  جزء يك سبك رهبري مدير، ميزان اختياري است كه مدير به كاركنان اعطاء  مي نمايند- دامنه آن مي تواند از عدم دخالت تا اختيار در تصميم سازي گروهي باشد.

ý   وظيفه و كارمند مداري. آخرين جزء سبك رهبري، ديدگاه مدير بر مؤثرترين روش جهت انجام كار مي باشد. مديراني كه طرفدار وظيفه مداري هستند، با استفاده از بهترين شيوه يا تجهيزات، كنترل محيط كار، تعيين وظيفه و سازماندهي كار و نظاره كردن بر عملكرد بر انجام كار تأكيد دارند.

اصول مدیریت 200

مهارتهاي رهبري

در حالي كه خصلت ها، خصوصيات رهبر هستند، دانش و تواناييها يا شايستگي هاي رهبران، مهارت ها هستند. شايستگي هايي كه يك رهبر به آن نياز دارد، بستگي به موقعيت آن دارد.

اين  شايستگي ها به عوامل متعددي بستگي دارد:

ý     تعداد افرادي كه دنباله رو رهبر هستند.

ý     گستره مهارتهاي رهبري فرد رهبر

ý     ارزشها و طبيعت  اساسي رهبر

ý   سابقه ي گروه يا سازمان ، مانند اين كه آيا سازمان انتفاعي است يا غيرانتفاعي، تازه تأسيس است يا قديمي ؟ كوچك است يا بزرگ؟

ý     فرهنگ خاص( ارزشها و رفتارهاي وابسته)كسي كه هدايت شده است

 

« پيتر دراكر» يكي از بهترين نظريه پردازان شناخته شده ي معاصر، پيشنهاد رويكرد واقع گرايانه به رهبري در محيط كاري را ارائه مي دهد. او معتقد است كه سازگاري كليد يك رهبري خوب است و رهبران موفق در سه مورد از توانائيهاي زير كه براساس آنچه او از آنها به عنوان كار خوب دشوار مرسوم قديمي ياد مي كند، با هم مشترك اند.

 

ý     تعريف و برقراري حس رسالت و مأموريت

رهبران خوب، اهداف، اولويت ها و استانداردها را مشخص مي كنند و اين اطمينان را ايجاد مي كنند كه اين هدف ها نه تنها انتقال و انتشار مي يابند بلكه حفظ و نگهداري مي شوند.

 

ý     پذيرش رهبري به عنوان مسئوليت تا اينكه يك منزلت

رهبران خوب از اينكه افراد هوشمند و كارآمد را در اطراف خود جمع كنند، ترسي ندارند. آنها ديگران را هنگامي كه اشتباهي انجام مي دهند، سرزنش نمي كنند.

 

 

 

ý     كسب و حفظ اعتماد ديگران

رهبران خوب شخصيت يكپارچه و وفاداري دارند و اعتماد را در ميان پيروانشان گسترش مي دهند. عمل آنها با آنچه كه مي گويند منطبق و سازگار است.

به بيان « دراكر» اگر با هوشي اساسي براي رهبري مؤثر نيست، پايداري و سازگاري يك اساس بنيادي براي رهبري مؤثر است.

اصول مدیریت 199

رهبري و مديريت

ý     تعريف مهارتها و خصوصيات رهبري

ý     شناخت سبك هاي رهبري

ý     بررسي رويكردهاي رهبري

ý     بررسي چالش هايي كه رهبران امروز با آن مواجه اند

 

تعريف رهبري

رهبري برقراري سمت و سو و تأثير گذاشتن بر ديگراني است كه آن جهت را تعقيب نمايند. امااين تعريف به آن سادگي كه به نظر مي رسد، نيست زيرا رهبري حوزه هاي متنوع و متفاوت قابل تأكيد دارد.

آنچه در تمام تعاريف رهبري مشترك است، توجه به اين مطلب است كه رهبران افرادي هستند كه ، با اعمالشان، حركت گروههاي مردمي به سمت هدف مشترك را آسان مي نمايند. اين تعريف اين مفهوم را مي رساند كه رهبري يك فرايند تأثيرگذاري است.

تفاوت بين رهبر و رهبري نيز مهم است، اما بالقوه ابهام آميز هستند. رهبر يك فرد است. رهبري كاركرد يا فعاليتي است كه اين فرد انجام مي دهد. واژه ي رهبري غالباً با واژه ي مدير قابل جايگزيني است. بدين منظور كه اشخاصي را كه در سازمان از اختيارات رسمي برخوردارند، توصيف كند بدون در نظر گرفتن اينكه چگونه حقيقتاً در شغل هايشان عمل مي كنند. اما عيناً به اين علت كه يك مدير تصور مي شود يك رهبر رسمي در سازمان باشد بدين معنا نيست كه او رهبري را تمرين مي كند.

صفات رهبري

نظريه هاي فراواني آنچه را كه موجب يك رهبري مؤثر است، شرح مي دهد. قديمي ترين تئوريها تلاش داشتند تا مهارتها يا صفات مشترك را براي يك رهبري مؤثر مشخص سازند. نظريه پردازان معاصر و تئوريها بر اعمال رهبران تمركز دارند تا بر خصوصياتشان.

صفاتي كه معمولاً در رهبران مشاهده مي شود شامل جاه طلبي، انرژي، تمايل و تمنا به هدايت، خود اطميناني و ذكاوت و هوشياري مي باشد.

 

تجزيه و تحليل منتشر شده ي اخير در باب خصلتهاي رهبري(اس.آ. كرك پاتريك وئي.آ. لاك رهبري ” آيا خصلت ها با اهميت هستند؟” آكادمي اجرايي مديريت ٥ (1991) شش خصوصيت اصلي را كه اكثريت رهبران مؤثر مي بايستي دارا باشند مشخص مي كند:

ý     كشش : رهبران افرادي جاه طلب، پيشگام و آغازگر هستند.

ý     انگيزش: رهبران مي خواهند كه هدايت گر باشند و تمايل به فرماندهي و كنترل ديگران دارند.

ý     صداقت و درستكاري: رهبران حقيقت جو هستند و آنچه كه مي گويند انجام مي دهند.

ý   اعتماد به نفس: رهبران افراد مثبت، مصمم و قاطعي هستند كه از خطرپذيري لذت مي برند. آنها به خطاهاي خود اعتراف مي كنند و اعتماد و تعهد به بينش و ديدگاه را رواج مي دهند. رهبران از لحاظ احساسي پايدار هستند تا اينكه بي پروا و ماجراجو باشند.

ý   توانايي شناختي, رهبران افرادي عاقل، باهوش، واز مهارت ادراكي برخورداند، اما لزوماً نابغه نيستند. آنها توانايي تجزيه و تحليل، قضاوت خوب داشته و ظرفيت و توان لازم براي تفكر راهبردي از خود نشان مي دهند.

ý     دانش تجاري: رهبران تمايل ويژه به داشتن خبرگي و مهارت تكنيكي در كارهاي تجاري دارند.

 

 

اصول مدیریت 198

توانمند سازي كاركنان

توانمندسازي زماني اتفاق مي افتد كه به افراد در يك سازمان، استقلال، اختيار، اطمينان و تشويق براي انجام كار داده شود. توانمندسازي به اين منظور طراحي مي گردد كه محدوديت براي كارگر ايجاد ننمايد و ايجاد شغلي نمايد كه در آن چارچوب مسئوليت كارگران نهفته است.

 

فراهم ساختن يك سيستم مؤثر پاداش

مديران غالباً از پاداش به منظور تقويت رفتار كاركنان كه مي خواهند تداوم دار باشد، استفاده مي كنند. يك پاداش، يك پيامد كاري با ارزش مثبت براي افراد است. سازمان ها در پاداش دهي به افرادي كه دستاوردهاي عملكردشان در نيل به اهداف سازماني كمك مي كند، غني هستند. افراد به يكي از دو طريق زير پاداشها را دريافت مي نمايند:

پاداشهاي بروني به صورت خارجي اداره مي گردد. آنها بازده هاي ارزشمندي است كه به شخصي توسط شخص ديگر داده مي شود، نوعاً يك سرپرست يا يك مدير سطح بالا. نمونه هاي رايج از آن در محيط كاري شامل پرداخت بن هاي كارگري، ترفيعات، مرخصي. مأموريتهاي ويژه، تسهيلات دفتري،‌جوايز، تمجيدهاي كلامي و مانند آنها در تمام موارد، محرك هاي انگيزش از پاداشهاي بروني خارج از افراد سرچشمه مي گيرد.

 

پاداشهاي دروني از درون افرد اداره مي گردد. درباره ي «‌احساس سربلندي» فكر كنيد كه يك شخص بعد از اتمام كاري آن را تجربه مي كند. آن شخص احساس خوب بودن مي كند زيرا او يك احساس لياقت، رشد شخصيت و خود كنترلي روي كارش مي كند. در مقابل پاداشهاي بروني، محرك هاي انگيزشي پاداشهاي دروني، داخلي است و بستگي به اعمال ساير افراد ندارد.

 

طراحي مجدد شغل ها

بسياري از مردم هر روز سركارشان مي روند و بدون اشتياق اعمال يكساني را انجام مي دهند. به اين افراد غالباً در اين شرايط «‌تحليل تدريجي » اطلاق مي شود. اما مديران هوشيار و با خرد با انجام دادن كارهايي، شرايط را بهبود مي بخشند قبل از اينكه كارمند سوخته شود و انگيزه اش را از دست بدهد. مفهوم طراحي مجدد شغل، كه نياز به دانش دارد و در ارتباط با كيفيت هاي انساني است كه افراد با خود به سازمان مي آورند، تئوريهاي انگيزشي در ساختار كار براي بهبود بهره وري و رضايت شغلي به كار مي رود.

زماني كه طراحي مجدد شغل انجام مي پذيرد، مديران به هر دو بعد گستره و عمق آن توجه مي كنند. تلاشهاي طراحي مجدد شامل موارد زير است :

*     گسترش شغل:‌غالباً به بار افقي شغل اطلاق مي شود. گسترش شغلي،‌افزايش تنوع وظايف شغلي است.

*   چرخش شغل : براساس اين تجربه اختصاص دادن مشاغل و وظايف گوناگون به افراد مختلف به صورت موقتي است. ايده آن تنوع بخشي است ومردم را در معرض وابستگي يك شغل به شغل هاي ديگر قرار مي دهد.

*   غني سازي شغلي. كه بار عمودي شغل نيز ناميده مي شود، نه تنها شامل افزايش تنوع وظايف است، بلكه مسئوليت و اختيار بيشتري را براي كارمند به ارمغان مي آورد. اگر مهارتهاي مورد نياز براي انجام دادن يك شغل همان مهارتهايي باشد كه منطبق بر توانائي هاي دارنده ي شغل است غني سازي شغل به عملكرد  و روحيه افراد بهبود مي بخشد.

 

ايجاد انعطاف پذيري

كاركنان امروز به وقت شخصي ارزش و بها مي دهند. به علت نيازهاي خانواده، كار روزانه سنتي از ٩ صبح تا ٥ بعدازظهر ممكن است براي بسياري از مردم كارساز نباشد. بنابراين، انعطاف پذيري زمان، كه اين امكان را براي كاركنان فراهم مي سازد تا ساعت كاري خود را برقرار و كنترل كنند، راهي است كه با آن سازمان ها نيازهاي كاركنان خود را تسهيل مي بخشند. در اينجا انتخاب هاي ديگري كه سازمان ها در آن رابطه تلاش مي كنند آمده است:

يك كار هفتگي فشرده

شغل مشترك دو نفره زماني اتفاق مي افتد كه يك شغل تمام وقت بين دو يا چند شخص تقسيم گردد. اشتراك شغلي غالباً به نحوي است كه دو نفر با ساعت هاي مناسب كاري حالا چه ماهانه، هفتگي و يا روزانه به اتمام مي رسانند.

كار خارج از اداره ، بعضي از مواقع انعطاف مكاني ناميده مي شود، ترتيبي است كه به شخص اجازه مي دهد بخشي از برنامه ي كاري را خارج از اداره انجام دهد.

 

اصول مدیریت 197

عامل ديگر بر رابطه عملكرد- اهداف تأثير مي گذارند:‌

*      كارمند بايد پاي بند به هدف باشد.

*      كارمند بايد معتقد باشد كه توانايي انجام وظيفه اي كه به عهده اش است را دارد.

*      وظايفي كه مشمول دستيابي به اهداف مي گردند بايدساده، آشنا و مستقل باشند.

*      تئوري هدف گذاري يك محدوديت فرهنگي دارد و در فرهنگهاي امريكاي شمالي محبوبيت دارد.

 

فلسفه هاي مديريت كه بر انگيزش كارمند تأثير مي گذارد

فلسفه مديريت مي تواند اساسي را براي ايجاد جو مثبت كاري و تأثير آن بر رويكرد انگيزش كاري مديران پي ريزي نمايد. شيوه اي كه مدير كاركنان را مي بيند و با آنها ارتباط برقرار        مي كند، بر رفتارشان تأثير مي گذارد.

دو مورد از تئوريهاي مشهور، تئوريهاي X,Y «‌داگلاس مك گريگور» هستند كه درباره ي چگونگي ايجاد آينده نگري همراه با كاميابي توسط مديران براساس چگونگي رفتار آنها با كاركنان، بحث مي كند.

تئوري ديگري كه به وسيله ي « كريس آرگريس» ارائه شده، متمركز است بر آنچه او به آن « كارگران بالغ» اطلاق مي نمايد. آرگريس در كتابش به نام شخصيت و سازمان، كارها و تجربيات مشاهده شده از مديران در سازمانهاي سنتي را با نيازها و قابليت هاي شخصيت افراد بزرگسال و بالغ مقايسه نمود.

همانند «‌مك گريگور»،‌«‌آرگريس» نگران چگونگي رفتار مديران با مردم بود. او معتقد بود اگر مديران با كاركنان با حالتي مثبت رفتار كنند- به عنوان يك مسئول بالغ رشد يافته به آن ها بينديشد- كاركنانش بهره وري بيشتري خواهند داشت. گر چه، آرگريس در اين مفهوم يك پله فراتر رفت. او معتقد بود كه كارگران بالغ مسئوليتهاي بيشتري درخواست مي كنند،‌همچنين تنوعي از وظايف و توانايي شركت در تصميمات، او معتقد است اگر غير از اين باشد، نتيجه اش غيبت كارمند، بي علاقگي و حتي از خود بيگانگي خواهد بود.

 

 

راهبردهاي انگيزش

تا حدي، انگيزه ي سطح بالاي كارمند از شيوه هاي مؤثر مديريت نشأت مي گيرد. براي   توسعه ي كاركنان با انگيزه، يك مدير بايد با افراد به عنوان يك انسان رفتار كند. كارگران را توانمند سازد، سيستم پاداش مؤثر فراهم نمايد، شغل ها را طراحي مجدد كند و يك محيط كاري انعطاف پذير ايجاد كند.

 

اصول مدیریت 196

نظريه ي انتظار

« ويكتور وروم» يكي از توصيفات پذيرفته شده در يك طيف گسترده را در باب انگيزش ارائه داد. خيلي ساده، تئوري انتظار بيان مي دارد كه يك كارمند با انگيزش مي گردد و بيشترين تلاش را براي انجام وظيفه به كار مي برد هنگامي كه اعتقاد داشته باشد كه :‌

1-     تلاش منجر به ارزشيابي خوب عملكرد مي گردد.

2-     يك ارزشيابي خوب منجر به پاداشهاي سازماني مي گردد.

3-     پاداشهاي سازماني ارضاء اهداف شخصي را در بر دارد.

كليد تئوري انتظار درك اهداف فردي و رابطه بين عملكرد و تلاش، عملكرد و پاداشها و در نهايت بين پاداشها و رضايت اهداف فردي است. وقتي يك انتظار سطح بالايي دارد و پاداش هم جاذبه دارد، انگيزش هم معمولاً بالاست.

 

نظريه ي تقويت

نظريه تقويت كه براساس قانون تأثير « ئي.ال. ثورندايك» بنا گرديده، به سادگي به رابطه بين رفتار و عواقب آن مي نگرد. اين تئوري متمركز بر توصيف رفتار كارمند حين انجام شغل از طريق استفاده مناسب از يكي از تكنيك هاي زير است :

·        تقويت مثبت رفتار مطلوب را پاداش مي دهد

·        اجتناب تلاشي است تا به يك كارمند نشان دهد كه عواقب رفتار نامطلوب چه خواهد بود.

·    خاموشي اساساً رفتار زيردستان را ناديده مي گيرد و تقويت مثبت يا منفي رابكار نمي برد. معلمين كلاس درس غالباً اين شيوه را بكار مي برند.

·    تنبيه (تهديدات، كسر حقوق و پرداخت، تعليق از خدمت) تلاشي است به منظور كاهش احتمال تكرار يك رفتار با گوشزد كردن عواقب منفي آن.

 

تئوري هدف گذاري

تئوري هدف گذاري، در اواخر دهه 1960 توسط « ادوين لاك» ارائه گرديد، او پيشنهاد كرد كه قصد و نيت انجام كار به منظور دستيابي به هدف، مهمترين منبع انگيزه در كار است.اهداف، ‌ماهيتاً‌ به كاركنان مي گويند چه كاري نياز است كه بايد انجام دهند و چه مقدار تلاش بايد صرف آن كنند. به طور كلي، هر چه اهداف مشكل تر باشند، سطح بالاتري از عملكرد مورد انتظار است.

 

 

اصول مدیریت 195

تئوريهاي انگيزش كه بر رفتار تمركز دارد

مجموعه ديگري از نظريه ها در اين رابطه وجود دارند. نظريه هاي فرايندي تشريح مي نمايند كه چگونه كارگران اعمال رفتاري را به منظور برآوردن نيازها و تعيين انتخاب ها، بر مي گزينند. هر كدام از نظريه هاي زير پيشنهاد و ديدگاهي در خصوص اينكه چگونه مردم در حقيقت براي انجام كار دشوار يا عدم انجام آن براساس ترجيحات فردي، پاداشهاي قابل دسترس و پيامدهاي ممكن كاري، دست به انتخاب هايي مي زنند، را ارائه مي دهند.

 

نظريه ي انصاف و عدالت (برابري)

براساس نظريه ي برابري، كه مبناي تئوري « جي. استيسي آدامز» است. كارگران بين پاداش بالقوه و تلاشي كه بايد صرف آن كنند، مقايسه مي نمايند. زماني كه پاداشي برابر با تلاششان را دريافت مي كنند برابري وجود دارد.(شكل 1-11 را ملاحظه كنيد)

كاركناني كه احساس كنند به طور ناعادلانه با آنها رفتار شده ممكن است رفتارهاي زير را به نمايش بگذارند:‌

·        تلاش كمتري در شغلشان به كار مي برند.

·        تقاضاي رفتار مناسب تر يا پاداش بهتر مي نمايند.

·        به دنبال راههايي مي روند كه نشان دهند كار آنها در مقايسه، بهتر به نظر مي رسد.

           شغلشان را تغيير داده يا متوقف مي كنند.

 

 

درجه رضايت مندي

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

اصول مدیریت 194

نظريه دو عاملي هرزبرگ

« فردريك هرز برگ» چارچوب ديگري را براي فهم دلالت ها و اشارات انگيزشي محيط كار پيشنهاد مي كند. « هرزبرگ» در تئوري دو عاملي خود، دو مجموعه از عوامل را كه بر انگيزش در محيط كاري تأثير مي گذارد، مشخص نمود:

عوامل بهداشتي شامل حقوق، امنيت شغلي، شرايط كاري، سياست هاي سازماني و كيفيت فني سرپرستي است.

عوامل ارضا كننده يا برانگيزاننده شامل مواردي مانند: مسئوليت ، تفوق ، فرصتهاي رشد و احساس شناخت كه اينها عامل اصلي رضايت شغلي و انگيزش هستند.

 

تئوري (يي، آر،‌جي ) « آلدرفر»

Existence, Relatedness, Growth Needs (ERG)

 

تئوري « كليتون آلدرفر» يا تئوري ئي،‌آر، جي (زيستي وابسته بودن- رشد) براساس تئوري نيازهاي سلسله مراتب « مازلو» بنيان گرديده است. براي شروع نظريه اش، «آلدرفر» نيازهاي پنج گانه ي مازلو را در سه مقوله سطح بندي كرد:‌

نيازهاي زيستي شامل تمايلاتي براي سلامتي مادي و فيزيولوژيكي هستند. ( براساس مدل مازلو، نيازهاي زيستي شامل نيازهاي ايمني و فيزيولوژيكي هستند)

نيازهاي وابسته بودن، تمايلات است براي ارضاي روابط درون شخصي (براساس مدل مازلو، وابسته بودن مطابقت با نيازهاي اجتماعي دارد)

نيازهاي رشد تمايلاتي براي تداوم رشد فيزيولوژيكي و پيشرفت هستند(براساس مدل مازلو، نيازهاي رشد شامل نيازهاي احترام و خوديابي مي باشد)

 

تئوري نيازهاي اكتسابي « مك كللند»

تئوري نيازهاي اكتسابي « مك كللند» مشخص مي سازند كه هر شخص براي نيازهاي خود، اولويت بنديهاي متفاوتي دارد. او همچنين معتقد است كه افراد با اين نيازها به دنيا نمي آيند، بلكه آنها در واقع از طريق تجربيات زندگي كسب مي نمايند.« مك كللند» سه مورد از نيازها را مشخص مي سازد:

·        نياز براي تفوق كشش به سوي برتري است.

·        نياز براي قدرت تمايلي است كه باعث مي شود ديگران به طريقي كه گريزي غير از آن ندارند رفتار كنند.

·        نياز براي همبستگي تمايل براي دوستي و مودت است. روابط نزديك درون شخصي و اجتناب از تعارض.

 

اصول مدیریت 193

سلسله مراتب تئوري نيازهاي آبراهام مازلو

تئوري « مازلو» براساس دو اصل زير بنا نهاده شده است:

اصل كمبود : يك نياز برآورده شده نمي تواند مدت مديدي رفتار را برانگيزاند زيرا مردم براي ارضاي نيازهاي ارضاء نشده، عمل مي كنند.

اصل توالي: نيازهاي پنج گانه اي كه او آنها  را معرفي مي نمايد به صورت سلسله مراتب هستند، بدين منظور كه يك نياز در هر سطح بعد از اينكه نيازهاي سطوح پائين تحقق يافت، مطرح مي گردد.

در اين تئوري « مازلو» پنج سطح از نيازهاي انساني را مشخص نمود. جدول (11-1) اين سطوح را به تصوير مي كشد و پيشنهاداتي براي ارضاي هر نياز ارائه مي دهد.

 

جدول (11-1): سلسله مراتب نيازهاي انساني مازلو

نيازهاي سطح بالا

براي ارضاء پيشنهاد مي شود:‌

نيازهاي خوديابي

كار خلاق و چالش دار

مشاركت در تصميم سازي

استقلال و انعطاف پذيري شغلي

نيازهاي احترام

مسئوليت يك شغل مهم

ارتقا به موقعيت بالاتر شغل

تحسين و به رسميت شناخته شدن از طرف مدير

نيازهاي سطح پايين

براي ارضاء پيشنهاد مي شود:‌

نيازهاي اجتماعي

همكاران صميمي

تعامل با مشتريها

سرپرست مورد طبع

نيازهاي ايمني

شرايط امن محيط كاري

امنيت شغلي

پاداش و منافع مبنا قرار گرفتن

نيازهاي فيزيولوژيكي

استراحت و تنفسهاي فرح بخش

آسايش فيزيكي  در شغل

ساعتهاي كاري قابل تحمل يا ساعتهاي كاري منطقي

 

گرچه مطالعه و تحقيق اصول كمبود و توالي تئوري مازلو را با صراحت تأييد نمي كند، اما ايده هاي او مي تواند به مديران در فهم و برآوردن نيازهاي كاركنان كمك كند.

 

اصول مدیریت 192

ايجاد انگيزه و پاداش دهي به كاركنان

·        بررسي رويكردهاي انگيزش

·        شناخت تأثيرات فلسفه هاي مديريت بر انگيزش كارمند

·        ساختاري كردن محيط كار براي بالا بردن انگيزش

 

سازمانه نيازمند كاركنان متعهد و با انگيزه هستند، كساني كه مي خواهند كارشان را خوب انجام دهند. به منظور ايجاد چنين محيطي، مديران مي بايستي بعضي از مفاهيم تحت عنوان رفتار انساني را بدانند. اين فصل اختصاص دارد به اينكه انگيزش چيست و اتخاذ روش ها و شيوه هايي كه مديران مي توانند براي انگيزه دادن به كاركنان به كار برند.

تعريف انگيزش

بسياري از مردم ديدگاه نادرستي از انگيزش به عنوان يك « خصلت شخصي» دارند- كه بعضي از مردم آن خصلت را دارند و بعضي ندارند. اما « انگيزش» به عنوان نيرويي كه باعث مي شود يك فرد به طريقي خاص رفتار كند، تعريف مي شود. به آساني بيان ميشود، يك شخص با انگيزه بالا به جديت در يك شغل تلاش مي كند. در حالي كه شخص بي انگيزه اينطور نيست.

 

تئوريهاي انگيزش كه تمركز بر نيازها دارد

الگوي اساسي نيازها، كه به آن تئوري محتوايي انگيزش اطلاق مي شود، برجسته نمودن عامل هاي مشخصي است كه افراد را با انگيزه مي كند. اگر چه اين عاملها در درون افراد مشاهده گرديده ، چيزهاي ديگري از خارج بر فرد مي تواند تأثيرگذار باشد.

به اختصار، تمام مردم داراي نيازهائي هستند كه مي خواهند به آنها دست يابند. بعضي از آنها نيازهاي اوليه هستند، همانند غذا، ‌خواب و آب- نيازهايي كه از آنها به عنوان جنبه هاي فيزيكي رفتار ياد مي گردد و آموختني نيستند(غريزي هستند) اين نيازها طبيعتاً زيستي بوده و نسبتاً ثابت اند. تأثيراتشان بر روي رفتار انسان بسيار معمول و آشكار است و بنابراين به سادگي قابل تشخيص اند.

نيازهاي ثانوي، به عبارت ديگر، جنبه  روانشناسانه دارند،‌بدين مفهوم كه آنها مقدمتاً از طريق تجربه آموخته مي شوند. اين نيازها به طور چشم گيري با توجه به فرهنگ و خود فرد تغيير مي كند. نيازهاي ثانوي متشكل از حالتهاي دروني، مانند تمايل براي كسب قدرت ، تفوق و عشق است. تشخيص و تفسير اين نيازها مشكل است زيرا آنها به طرق گوناگون ايجاد و متجلي           مي گردد. نيازهاي ثانوي در قبال بسياري از رفتارها كه به يك سرپرست ارتباط دارد. پاسخگو است. همچنين در قبال پاداشهايي كه يك شخص در سازمان جستجو مي كند.

نظريه پردازان متعددي از جمله « ابراهام مازلو» ،«فردريك هرزبرگ»، « ديويد مك كللند»، « كليتون آلدرفر» نظريه هايي ارائه داده اند تا به تشخيص نيازها به عنوان منبع انگيزش بپردازند.

اصول مدیریت 192

راهبردهاي اداره ي تضاد درون تيم

برخوردها و تضادها هميشه منفي نيستند، وقتي افراد با يكديگر كار مي كنند. تضاد اجتناب ناپذير، طبيعي و حتي مفيد است. تضاد مي تواند وسيله اي مؤثر براي هر كس باشد تا رشد كند، بياموزد و حتي بيشتر توليدگر باشد و در محيط كار از رضايت بيشتري برخوردار باشد.

در نتيجه، مديريت تضاد، بخش اعظمي از مديريت افراد يا تيم ها مي باشد. براي اداره ي تضاد، يك مدير مي بايستي موقعيت تضاد را تجزيه و تحليل كند تا علل و عوامل و شدت آن را تعيين كند و سپس راهبردي عملي براي آن بيابد.

 

انتخاب هاي راهبردي مي تواند شامل موارد زير باشد:

اجتناب پذيري- كناركشيدن يا ناديده گرفتن تضاد

هموار كردن تفاوتها و اختلافات را پائين آوردن تا بتوان تضاد را سهل و آسان كرد.

مصالحه صرف نظر كردن از چيزي به منظور كسب چيزي ديگر

تشريك مساعي- تلاش متقابل براي حل مسئله

مواجهه (مقابله)- براي كلامي كردن عدم توافقات

متوسل شدن به اهداف تيم برجسته كردن نياز متقابل به منظور دستيابي به اهداف بالاتر

ميانجي گري يا دخالت شخص سوم خواستن از شخص سومي براي ميانجي گري

به خاطر داشته باشيد كه به تضاد مي بايستي به عنوان يك فرصت نگريسته شود. هنگامي كه در ابتدا تضاد شناخته شد، مديران مي توانند از  گسترش موارد كوچك و جزئي به موارد بزرگتر، نزاع هاي طولاني مدت در محيط كاري، جلوگيري كنند.

 

اصول مدیریت 191

مرحله ي دوم : آشفتگي و بحران

خصوصيات اين مرحله با رقابت و برخورد در درون تيم همراه است، تا مادامي كه اعضاء ياد گيرند احساسات، ايده ها، نگرش ها و باورهاي خود را متناسب با سازمان تيم نمايند. اگر چه تعارض ها ممكن است به عنوان موضوعات گروهي خود را نمايان كنند، يا نكنند اما آنها وجود دارند. سؤالاتي از قبيل چه كسي مسئول است، براي چه، چه قوانين و مقرراتي وجود دارند، سيستم پاداش به چه صورت است و مقوله ي ارزشيابي چگونه است،‌مطرح مي شود. اين سؤالات تضادها بر روي رهبري، ساختار، قدرت و اختيار را منعكس مي سازد.

 

مرحله ي سوم : هنجاري

در مرحله ي هنجاري « تاكمن» روابط تيم با همبستگي همراه است(به خاطر داشته باشيد كه تمام تيم ها به اين مرحله دست نمي يابند)اعضاء تيم فعالانه مشاركت ساير اعضاء را به رسميت مي شناسند، به ساخت و ساز جامعه مي پردازند، كانون و مأمويت تيم را حفظ مي كنند و تلاش مي كنند تا موضوعات تيم را حل كنند. اعضاء به تغيير ايده هاي از پيش تصور شده يا عقيده هاي خود براساس حقايق ارائه شده توسط ديگر اعضاء علاقه مند هستند، و فعالانه سؤالاتي را از يكديگر مي نمايند. رهبري، مشاركتي است و دسته هاي برتر كوچك وجود ندارند. همچنانكه اعضاء تيم شروع به شناخت و شناسايي يكديگر مي نمايند، اطميناني كه اشخاص نسبت به همكاران خود پيدا مي كنند، همبستگي با تيم را ترغيب مي نمايد.

 

مرحله چهارم : اجرايي

اين مرحله نيز قابل دستيابي توسط تمام تيم ها نيست. تيم هايي كه به اين مرحله دست مي يابند نه تنها براي اعضاء تيم كه به طور مستقل كار مي كنند لذت بخش است، بلكه از آنهايي كه مي توانند با هم باشند و به منظور حل مسائل وابسته به هم فعاليت مي كنند حمايت مي كنند. يك تيم در بالاترين موقعيت بهره وري خود در اين مرحله است.

 

وقفه كوتاه مدت

تيم ها كه براي يك پروژه خاص يا براي مدت زماني محدود تشكيل مي شوند از مرحله پنجم كه « وقفه كوتاه مدت » ناميده مي شود، عبور مي كنند، در آن هنگام تيم از هم گسسته مي گردد. نتيجه برنامه ريزي شده معمولاً شامل شناخت براي مشاركت و پيشرفت و ايجاد فرصتي براي اعضاست تا با يكديگر خداحافظي نمايند. از هم گسستگي يك تيم مي تواند ايجاد تشويش و نگراني نمايد، و تمامي اعضاء تيم نمي توانند به درستي اين مرحله را تحمل كنند. خاتمه ي يك تيم يك حركت واپس گرائي از دست كشيدن از كنترل تيم تا رها كردن احاطه تيم مي باشد. اين مرحله ي آخر بر جمع و جور كردن كليه فعاليتها متمركز است تا اجراي وظيفه اي.

 

اصول مدیریت 190

مراحل توسعه ي تيم

چون كار تيمي يك نظم و ترتيب معمول در سازمان هاي تجاري امروز است، مديران لازم است تا رفتارهاي گروهي و مفاهيم تيم را بفهمند. ساخت تيم ، مدير را ملزم مي كند تا يك برنامه ريزي منظم و يك فرايند اجرايي را دنبال كند به منظور ارزيابي از اين موضوع كه آيا تيمش مي تواند به كسب اهداف سازماني بهبود بخشد. موانع را براي ساخت تيم و ايجاد گروه تيمي مؤثر از طريق آموزش، توانمندسازي و بازخورد،‌ برطرف سازد؟ مديران همچنين بايد روي اندازه ي تيم تصميم گيري كنند و همچنين نقش هاي اعضاء تا اينكه بالاترين ميزان مشاركت را از ايشان كسب نمايند.

 

مهم نيست كه به چه دليلي، تيم ها ايجاد مي شوند، آنها براساس تحقيقات انجام شده توسط « بروس تاكمن» از مؤسسه تحقيقي پزشكي نيروي دريايي در « بيتسدا» در 1965 از چهار مرحله عبور مي كنند بخش هاي زير چهار مرحله ي « تاكمن » را تشريح مي نمايند:

مرحله اول : تشكيل

در اثناي مرحله ي تشكيل اعضاء تيم نه تنها اقدام به شناخت يكديگر مي نمايند بلكه خودشان را با وظايفشان و ديگر اشخاص علاقه مند به پروژه، نظير سرپرستان، آشنا مي سازند . در انتهاي مرحله ي تشكيل ، اعضاء تيم موارد زير را بايد بدانند:

 

 

 

 

·        مأموريت كلي پروژه

·        مراحل اصلي مأموريت پروژه

·        منابع در اختيار آنها

·        يك پيش نويس اوليه از برنامه پروژه

·        مسئوليتهاي هر عضو پروژه

·        يك مجموعه اساسي از مقررات تيم

به خاطر داشته باشيد كه هيچ شخصي نياز نيست مسئول تيم باشد. وظايف مديريتي پروژه مي تواند مشاركتي باشد، عضوهاي مختلف، هر يك مسئوليتهاي خود را براي هر مرحله از پروژه به عهده دارند.

 

اصول مدیریت 189

ساختمان تيم

ساخت تيم ، مدير را ملزم مي كند تا يك برنامه ريزي نظام مند و يك فرايند اجرايي را دنبال كند، به منظور ارزيابي از اين موضوع كه آيا تيمش مي تواند به كسب اهداف سازماني بهبود بخشد. موانع را براي ساخت تيم و ايجاد گروه تيمي مؤثر از طريق آموزش، توانمندسازي و بازخورد، برطرف سازد. مديران مي بايستي همچنين روي اندازه ي تيم و نقش هاي عضو براي كسب بيشترين ميزان مشاركت اعضاء تصميم گيري نمايند.

براي ايجاد تيم هاي مؤثر، مديران لازم است تا از شش اشتباه زيان بخش در ساختمان تيم كه در زير آمده است اجتناب نمايند:

1-   فقدان مدل و الگو

براي اثربخشي تيم بايد حداقل موارد زير مورد ملاحظه قرار گيرند:

·        اهداف و ديدگاههاي مشترك به طور شفاف بيان و در نظر گرفته شود.

·        براي دستيابي به اهداف، استعداد و مهارت ها مورد لزوم است.

·        درك شفاف از نقش هاي اعضاء تيم و كاركردشان لازم است.

·        درك مشترك و مؤثر از رويه ها و هنجارها مي بايستي وجود داشته باشد.

·        روابط درون شخصي مؤثر و مهارت يافته بايد حاكم باشد.

·        يك سيستم تقويت و تجليل و تمجيد لازم است.

·        درك شفاف از روابط تيم با سازمان لازم است.

2- عدم تشخيص: در هر تيم نقاط قوت و ضعف وجود دارد كه ساخت تيم مي بايستي آنها را در نظر بگيرد. رهبر تيم مي بايستي از اين نقاط قوت و ضعف آگاه باشد.

3- مداخله كوتاه مدت: بعضي از مديران تصور مي كنند كه يك كناره گيري يك روزه يا تجربه ساخت تيمي منجر به حل موضوعاتي كه باعث تنش و ناكامي مي شود، مي گردد.

4- ارزشيابي نكردن از پيشرفت: چون ساخت تيم يك فرايند درازمدت است، مديريت و اعضاء تيم لازم است تا بدانند چگونه به موفقيت مي رسند. يك ساز و كار براي ارزشيابي مرتب از كاركردهاي تيم لازم است تا در جريان باشد تا اينكه رهبران تيم بتوانند موانع را بشناسد و نسبت به رفع آنها اقدام كنند.

5- جدائي رهبري: يك مدير جداشده به توسعه ي تيم به عنوان عاملي نگاه مي كند كه مي تواند به تغيير ديگران- به شكلي كه تيم به نحو مؤثر عمل كند- كمك نمايد. اگر چه، با نفوذترين شخص در بيشتر تيم ها، رهبر رسمي يا مديري است كه چه از روي قصد و چه غيرعمد بدعت گذار براي تيم باشد.

6- نشان دادن و اعلام تمام مسائل دروني : ساخت تيم نمي تواند موفق باشد مگر اينكه تضادها و مسائل به طور باز و شفاف، مطرح شود و درباره ي آنها به طور صحيح بحث شود. تيم هاي با عملكرد ضعيف داراي خصوصياتي با جو انتقاد و سرزنش،‌حالت دفاعي و عدم توانايي جهت مقابله با تضادها مي باشند. اين تيمها نمي توانند خودشان را بهبود بخشند.

اصول مدیریت 186

تعريف كار تيمي

مكان كار سنتي، با تأكيد بر رقابت دروني و افراد مجري برجسته و باهوش، تحت تغيير و تبديل واقع شده است. در فعاليتهاي تجاري ايالات متحده، حركتي قوي به سمت استفاده از تيم در حال انجام است. متخصصين مديريت و محققين پيشنهاد مي كنند كه خصوصيات يك سازمان موفق از طريق كار تيمي مؤثر و رهبري شكل مي گيرد تا مديريت. سازمانها به اهميت توسعه ي تيم ها كه مي توانند به طور هماهنگ، مؤثر و خلاق با هم كار كنند، پي مي برند.

 

چگونگي تعامل اشخاص، نخستين گام اساسي براي ايجاد همبستگي و وروابط درازمدت كاري است. تعامل بين كاركنان از سه طريق زير مشخص مي گردد:

ý     گروه ها: هر جايي كه دو يا سه شخص در تعامل با يكديگر باشند و يا با هم زندگي كنند.

ý     جمعيت هاي نامنظم: عليرغم گروه ها، جمعيت هاي نامنظم اهداف متحدي دارند.

ý     تيم : تيم ها هدف مشترك دارند. يك تيم متشكل از دو يا چند نفر از افراد است كه به طور مرتب با هم در تعامل هستند.

 

انواع تيم ها :

توسعه تيم ها و كار تيمي به طور برجسته اي فقط به يك دليل ساده در انواع سازمانها رشد يافته است. هيچ شخصي توانايي ارائه انواع خدمات و محصولات مورد نياز در بازار بسيار پررقابت امروز را ندارد. سازمانها مي بايستي متكي بر ماهيت مشاركتي بسياري از تيم ها باشند تا بتوانند نتايج و پيامدهاي موفقيت آميزي داشته باشند.

تيم ها مي توانند عمودي(كاركردي)، افقي( كاركرد- متقابل) يا خود مديريت (خود هدايتي) باشند و مي توانند جهت ايجاد محصولات جديد، تكميل پروژه هاي مشخص، تضمين كيفيت يا جايگزين بخش هاي عملياتي ، به كار روند.

تيم هاي كاركردي: عهده دار كاركردهاي خاص سازماني هستند و شامل عضوهايي از سطوح عمودي سلسله مراتب مي باشند.

تيم هاي كاركردي متقابل: متشكل از متخصصين در تخصص هاي مختلف (يا كاركردها) كه با يكديگر روي وظائف مختلف سازمان كار مي كنند.

تيم هاي كاري خودگردان يا تيم هاي خود مديريتي: بدون مديران عمل مي كنند و در قبال كل فرايند كار يا بخش هايي كه توليدات يا خدمات را به مشتريان داخلي و خارجي ارائه مي دهد، مسئول هستند. تيم هاي كاري خودگردان به منظور القاء احساس« مالكيت» بر كل شغل، در كارمندان ايجاد گرديده اند.

 

اثربخشي تيم ها

تيم هاي با عملكرد بالا يك مرتبه ظاهر نمي شوند، بلكه آنها از طريق خودشان، توسعه و پرورش مي يابند. رهبران با بصيرت نمي توانند توسعه چنين تيم هايي با عملكرد بالا را تضمين كنند ونه عضوهايي كه تمايل به بودن در چنين تيم هايي دارند، ميتوانند اين تضمين را ايجاد كنند. توسعه تيم هاي با عملكرد بالا تركيبي از تلاشهاي بصيرت رهبران و عضوهاي با انگيزه تيمي را مي طلبد. به علاوه،‌ تسهيل كننده هاي با تخصص در ساخت تيم مورد نياز مي باشد. تيم هاي با عملكرد بالا خصوصيات مورد اشاره زير را در بردارند:

ý     تيم داراي يك كانون عمومي است، شامل اهداف شفاف و قابل فهم، برنامه هاي عمل و راه هاي اندازه گيري موفقيت ها.

ý     نقش ها و مسئوليت ها به طور شفاف براي هر عضو تعريف شده است.

ý     هر عضوي انتظارات تعريف شده شفاف از ديگر عضوها دارد.

ý     تيم به طور كامل منابع داخلي و خارجي را به كار مي برد.

ý     اعضاء تفاوتهاي ديگران را در كمال صحت ، سلامتي و راههاي سازنده ارج مي نهند.

ý     هر عضوي توانايي دادن ، دريافت كردن  واستخراج كردن بازخوردهاي لازم را دارد.

ý     اعضاء تيم اداره ي جلسات را به طريق سازنده اي انجام مي دهند.

ý     تيم توانايي رسيدن به اهداف را با كسب نتايج لازم ، دارد.

 

اصول مدیریت 183

تمام ارزشيابي هاي كاركنان مي بايستي داراي سه جزء زير باشد:‌

معياري مشخص در ارتباط با شغل كه در برابر آن عملكرد را مي توان مقايسه كرد.

يك مقياس درجه بندي كه به كاركنان اين اجازه را مي دهد تا بدانند، چگونه به خوبي مي توانند خود را به اين معيار ارزشيابي برسانند.

شيوه هاي عيني، اشكال و رويه ها براي تعيين درجه بندي

 

ايجاد تصميمات اشتغال

تصميمات اشتغال فراتر از آن مي رود كه تعيين نمائيم كدام يك از كاركنان استحقاق افزايش حقوق را دارند. از طريق اهداف ارزشيابي عيني و مرسوم عملكرد، مديران اطلاعاتي درباره ي ترفيعات، انتقالات، تنزل، جبران و جداسازي (بركناري) كسب مي نمايند.

در بسياري از سازمان ها، كاركنان برجسته براي سخت كاري و عملكرد برجسته شان مشخص مي شوند و ارتقاء به ايشان اعطاء مي گردد. ترفيع عموماً به مفهوم پاداش دهي به تلاش هاي يك كارمند است كه از طريق انتقال اوبه شغلي كه داراي اختيار و مسئوليت بيشتر است انجام مي گردد.

 

جبران كار كاركنان

جبران كاري كارمند به تمام پرداخت هاي مربوط به كار اطلاق مي گردد. شامل دستمزدها، حق كميسيون ها، بيمه و بيمه بيكاري

دستمزدها و حقوق آشكارترين شكل جبران كاري هستند و مبناي آن ارزيابي هاي شغلي كه مشخص مي كند ارزشهاي نسبي شغل ها در ارتباط با سازمان، مي باشد. تحت سيستم دستمزد ساعتي، به كاركنان براي هر ساعت كاري روزانه، مبلغي مشخص و ثابت پرداخت مي شود. سيستم به طور كلي براي مشاغل با مهارت كمتر نيز به كار برده مي شود. كاركنان حقوق بگير، مبلغي مشخص براي هر هفته يا يك ماه دريافت مي كنند، بدون اينكه در نظر بگيرند چند ساعت كار مي كنند. اكثر پست هاي تخصصي شغلي حقوق بگير هستند. واقعيت اين است كه صاحبان شغل نوعاً افزون بر حداقل چهل ساعت كار هفتگي انجام مي دهند.

 

مزاياي كارمند مكمل دستمزدها يا پرداخت مي باشد. بعضي مزايا مانند جبران بيكاري كارگران، در متن قانون ديده شده است. ديگر مزايا اختياري هستند و به وفاداري كاركنان نسبت به سازمان كمك مي كنند  شامل موارد زير است :

ý     بيمه تندرستي

ý     برنامه هاي مستمري

ý     تخفيف هاي كارمندي

ý     تعطيلات، بيماري و روزهاي شخصي

ý     بن كارمندي(پرداخت هاي تشويقي كه علاوه بر حقوق معمول به آنها داده مي شود)

ý     اشتراك سود و منافع (مبلغي كه مكمل حقوق و پاداش معمول از بخشي از منافع شركت پرداخت مي شود)

ý   انتخاب هاي اوراق بهادار(برنامه اي كه كاركنان اجازه دارند تا سهام بورس در سازمان هاي كارمندي را با قيمت پايين تر از قيمت بازار، خريدار مي كنند)

 به مدير اجرايي بالا مزاياي خاصي براي پست خاص او داده مي شود. منافع اجرايي اضافي به عنوان عايدي و پاداش متفرقه است.

 

شناخت تيم ها

ý     ساخت و اداره ي تيم هاي مؤثر

ý     شناخت مراحل توسعه ي تيم

ý     غلبه بر ناسازگاري تيم

 

در دنياي نوين تجارت، بسياري از وظايف از طريق كار تيمي تكميل مي گردد، اما فقط بعضي از كارهاي تيمي مي توانند آن وظايف را به خوبي انجام دهند. در اين فصل، شيوه هاي معمول كه اعضاي تيم براي كسب نتايج فوق العاده مي توانند به كار برند، مورد بحث قرار مي گيرد. همچنين در اين فصل ، گونه هاي مختلف تيم هاي كاري، مراحل توسعه تيم، منافع تيم ها و راهبردهايي كه مديريت براي حل تضادهاي تيمي به كار مي برد ، بررسي مي گردند.

 

اصول مدیریت 183

انواع آموزش

بعد از اين كه اهداف خاص آموزش تعيين گرديد، جلسات آموزش به منظور فراهم آوردن فرصت هاي لازم براي كارمند جهت رسيدن به اهداف خود ، برنامه ريزي مي شود. در زير نمونه برنامه هاي آموزشي كه توسط كارفرماها آماده گرديده، ارائه مي شود:

 

 

 

 

 

 

ý     آموزش زيربنايي سوادآموزي

ý     آموزش تكنيكي

ý     آموزش مهارت هاي درون شخصي

ý     آموزش حل مسئله

ý     آموزش متنوع و گوناگون

 

روش هاي آموزش

بيشتر آموزش ها كه در حين انجام كار اتفاق مي افتد، به ساده كردن و كاهش هزينه روش هاي آموزشي حين شغل ارتباط پيدا مي نمايد دو نوع متداول از آموزش حين شغل به شرح زير است:‌

 

ý     چرخش شغل

ý     برنامه هاي تحت سرپرستي مشاور يا مربي حاذق

 

ارزشيابي عملكرد كاركنان

به طور معمول عملكرد كاركنان مي بايستي به طور مرتب ارزشيابي شود. كاركنان بازخورد مي خواهند- آنها مي خواهند بدانند سرپرستان آن ها در باره ي كار ايشان چه طور فكر مي كنند. ارزشيابي هاي معمول عملكرد كارمند نه تنها بازخورد براي كارمند فراهم مي سازد، بلكه براي كاركنان فرصتي ايجاد مي كند تا نواقص كار خود را برطرف كنند. ارزشيابي يا بررسي ها به تصميم سازي كليدي اشخاص كمك مي كند. مانند موارد زير:‌

ý     ترفيعات، انتقالات و خاتمه خدمت (انفصال از خدمت) را توجيه مي كند.

ý     نيازهاي آموزش را مشخص و روشن مي كند.

ý     براي عملكرد كاركنان ، بازخورد فراهم مي سازد.

ý     تعيين و تصميم در مورد تعديل ضروري در پرداخت ها

 

 

اصول مدیریت 182

مصاحبه ها

يكي ديگر از روشهاي انتخاب كه به طور وسيعي از آن استفاده مي شود، مصاحبه است. يك گفتگوي رسمي و عميق هدايت شده است كه ظرفيتها و ميزان پذيرش متقاضي شغل را ارزشيابي مي كند. به طور كلي، مصاحبه كننده در تلاش براي گرفتن پاسخ به سه سؤال گسترده ي زير است :

1-     آيا متقاضي مي تواند اين شغل را انجام دهد؟

2-     آيا در آينده نيز مي تواند شغل را انجام دهد؟

3-     چگونه متقاضي با ديگراني كه براي اين شغل در نظر گرفته شده اند، مقايسه مي شود؟

مصاحبه ها به علت انعطافشان محبوب هستند.

 

ديگر تكنيك هاي گزينش

بررسي سوابق و آزمون هاي تندرستي، ديگر روش هاي مهم گزينش هستند كه به تصميم كارگزيني كمك مي كنند.

ý     بررسي سوابق

ý     آزمون هاي تندرستي

برنامه هاي آموزشي و جهت دهي

به محض اينكه كاركنان جديد انتخاب مي شوند، آن ها مي بايستي براي انجام كارشان آماده شوند، اينك زمان جهت دهي و آموزش فرا مي رسد. جهت دهي به مفهوم آماده سازي كارمندان جديد با اطلاعات اساسي درباره ي كارآفرما مي باشد. برنامه هاي آموزشي به منظور اطمينان از داشتن دانش اوليه مورد لزوم براي انجام رضايت بخش كار توسط كارمند جديد، به كار برده مي شود.

جهت دهي

برنامه هاي جهت دهي نه تنها به مقدار توانايي كاركنان در انجام كارهايشان بهبود مي بخشد، بلكه به آن ها براي ارضاي علائق شان و اين احساس كه جزيي از كالبد اجتماعي سازمان هستند، كمك مي رساند.

 

نيازهاي آموزشي

استخدام ساده و قراردادن كاركنان در شغل هايشان موفقيت آنها را تضمين نمي كند. در حقيقت، حتي كاركنان متصدي مشاغل با سابقه ، به دليل تغييرات محيط شغلي، به آموزش نياز دارند. در اين جا بعضي از تغييرات كه بيانگر نياز به كاركنان به آموزش است، آورده مي شود:‌

ý     معرفي تجهيزات و فرايندهاي جديد

ý     تغيير در مسئوليت هاي شغلي كارمند

ý     كاهش در بهره وري كارمند يا در كيفيت برونداد

ý     افزايش تخلف هاي ايمني يا حوادث

ý     افزايش تعداد سؤالات

ý     شكايات و شكوه هاي مشتريان و همكاران

 

اصول مدیریت 181

انتخاب بهترين شخص براي شغل

داشتن افراد كاردان در بين كاركنان براي موفقيت يك سازمان امري جدي و مهم است. تدابير متفاوت انتخاب به كارفرما كمك مي كند تا پيش بيني نمايد كدام يك از متقاضيان در صورتي كه استخدام شود موفق تر خواهد بود. اين ابزارها نه تنها بايد اعتبار داشته باشند، بلكه بايد اعتماد هم به آنها كرد، به عبارتي روايي و پايايي داشته باشند. روايي ثابت مي كند كه رابطه بين ابزار انتخاب و بعضي از معيارهاي مناسب مربوط به شغل وجود دارد. پايايي نشانگري است كه ابزار چيزهاي يكسان را يك دست اندازه گيري مي كند.

 

فرم هاي تقاضا

براي بيشتر كارفرماها، فرم درخواست اولين گام در فرايند انتخاب است. فرم هاي درخواست اطلاعات ثبت شده ي برجسته اي درباره ي متقاضيان براي موقعيت هاي شغلي فراهم مي كند و در برگيرنده اطلاعات براي تحقيقات پرسنلي است. مصاحبه گران ممكن است از پاسخ هاي درون فرم هاي درخواست ، براي سؤالات متوالي در اثناي مصاحبه استفاده كنند.

 

آزمون

آزمون، شيوه ي ديگر انتخاب كارمندان با صلاحيت آينده است، اگر چه روش آزمون مورد استفاده در طول دو دهه ي گذشته فراز و نشيب هائي داشته ، اما مطالعات اخير آشكار ساخته است كه بيش از 80% كارفرمايان آزمون را به عنوان شيوه اي از انتخاب به كار برده اند.

بيشتر آزمون ها بر استعدادها و مهارت هاي شخص مربوط به همان شغل تمركز دارد، مانند مهارت هاي تحركي يا رياضيات.

نمونه اي از انواع آزمون ها شامل موارد زير مي شوند:

ý          آزمون هاي درستكاري : عواملي مانند قابل اعتماد بودن، محتاط بودن، مسئوليت و صداقت فرد را انداره گيري مي كند.

ý     آزمون هاي شخصيت: اين آزمون ها شخصيت يا طبيعت افراد را اندازه گيري مي كند. اين آزمون ها از آن دسته هستند كه در حداقل اعتماد هستند.

ý     آزمون هاي دانش: اين آزمون ها نسبت به آزمونهاي شخصيت معتبرتر و قابل اعتمادتر هستند زيرا درك مطلب يا دانش متقاضي از موضوع را اندازه گيري مي كنند.

 

ý     آزمون هاي شبيه سازي عملكرد: اين آزمون ها در حال افزايش محبوبيت هستند. براساس اطلاعات تجزيه و تحلي شغل، به آساني نيازهاي مربوط به يك شغل را در مي يابند تا آزمون هاي كتبي

 

يك ارزيابي عبارت از يك تكنيك انتخاب استكه چگونگي اداره ي موقعيت هاي شغلي شبيه سازي شده توسط فرد متقاضي و قابليت او را به وسيله مشاهده ي عملكردش در فعاليت هاي تجربي طراحي شده براي شبيه سازي كار روزانه، مورد ارزيابي قرار مي دهد.

 

اصول مدیریت 180

تعيين نيازهاي منابع انساني

كارگزيني يا امور مربوط به كاركنان، يك فرايند در حال انجام است كه با پيداكردن افراد مناسب از طريق برنامه ريزي مناسب، استخدام و انتخاب شروع مي گردد. اما وظيفه كارگزيني با استخدام كارمندان، خاتمه نمي يابد. بلكه مديريت بايد افرادش را از طريق آموزش، ارزشيابي، و پاداش دهي تقويت نموده و تصميماتي در زمينه هاي ارتقاء انتقال و بيكاري را به اجرا بگذارد.

 

برنامه ريزي منابع انساني

اولين گام فرايند كارگزيني شامل برنامه ريزي منابع انساني است. برنامه ريزي منابع انساني با تجزيه و تحليل شغل شروع مي شود كه در آن شرح وظايف تمام شغل هاست و نيازهاي كيفي كه براي هر موقعيت شغلي مي بايست توسعه يابد. يك شرح شغلي حاوي يك بيانيه كتبي است درباره ي آنچه صاحب شغل انجام مي دهد، چگونه انجام مي دهد و چرا انجام مي دهد. بيانيه نوعاً محتواي شغل را توصيف مي كند، هم چنين محيط و شرايط اشتغال را.

 

استراتژي هاي استخدام

استخدام جديد شامل فعاليت هايي است كه يك سازمان براي جذب حجم كثيري از داوطلبان مشتاق به كار مي برد. استخدام جديد مؤثر به طور فزاينده اي امروزه اهميت دارد.

 

اگر منابع داخلي جوابگوي سازمان نبود و داوطلبان مورد نظر موجود نبود، بسياري از راهبردهاي استخدام بيروني در دسترس است كه عبارتند از :

ý     آگهي هاي روزنامه اي

ý     بنگاه هاي اشتغال(خصوصي، عمومي يا موقت)

ý     مؤسسات استخدامي اجرايي(بعضي مواقع به شكارچيان سر ملقب گرديده اند)

ý     اتحاديه ها

ý     توصيه  توسط كارمندان

ý     برنامه هاي كارآموزي بعد از فارغ التحصيلي

ý     سايت هاي اينترنتي براي اشتغال

اصول مدیریت 179

آزار و اذيت جنسي

بعضي از محيط هاي كاري در سالهاي اخير توجه بسياري را در ارتباط با آزار و اذيت جنسي در آنجا به خود جلب كرده اند. از زماني كه پروفسور « آنيتا هيل» با « كلارنس توماس» برگزيده ي رئيس ديوان عالي دادگستري مشاجره تلويزيوني در دهه قبل به عمل آورد، شمار شكوائيه هاي اذيت و آزار جنسي كه به مراجع قانوني رسيده، سالانه در ايالات متحده به دو برابر رسيده است.

آزارهاي جنسي ممكن است شامل اظهارات پيشنهادي جنسي، لمس هاي ناخواسته، پيشرفت هاي جنسي، تقاضا براي ارضاي‌ تمايلات جنسي و ديگر رفتار و سلوك فيزيكي يا زباني از طبيعت جنسي باشد.

ديگر قوانين اشتغال

قوانين ديگري بر شيوه هاي كارگزيني اثر مي گذارد. قانون منصفانه استاندارد كارگري،‌حداقل دستمزد، قوانين پرداخت اضافه كاري و مقررات كارگران خردسال را تشريح مي كند.

در جدول 1-9 قوانين مملكتي زيادتري كه شكل مي دهد مديريت منابع انساني را، مورد استفاده قرار مي گيرد.

جدول 1-9: بعضي از قوانين مملكتي كه به روش هاي مديريت منابع انساني شكل مي دهد.

قانون

تاريخ

شرح

قانون روابط ملي كار

1935

كارفرمايان ضرورت دارد تا اتحاديه اي كه توسط اكثريت كاركنان ايجادشده را به رسميت بشناسند و بر ايجاد            رويه هاي قراردادهاي جمعي حاكم بر آنها اقدام نمايند.

تبعيض سن در قانون اشتغال

1967، اصلاحيه در 1978 و 1986

تبعيض در ارتباط با كارمندان بين 40 تا 65 سال را منع           مي كند حكم بازنشستگي اجباري را محدود مي كند.

قانون سلامت و ايمني شغل

1970

ايجاد استانداردهاي ايمني و سلامتي اجباري كاركنان در سازمان

دوره- ويتنام

قانون تطبيق مجدد جنگجويان ويتنام

قانون مساعدت

1974

منع تبعيض بر عليه سربازان ناتوان جنگ ويتنام و كليه سربازان زمان آن جنگ

قانون بازنشستگي اجباري

1978

اجبار كاركنان به بازنشستگي قبل از 70 سالگي را منع مي كند

قانون اصلاح و كنترل مهاجرت

1986

كارفرمايان را از به كارگيري تعمدي خارجيان غيرقانوني و اشتغال را فقط براساس مليت شهروندان منع مي كند.

قانون اخطار، تعديل كارگر و آموزش مجدد

1988

كاركنان نياز به يك اخطار 60 روزه دارند زماني كه مؤسسه مي خواهد تعطيل شود يا انبوهي از كاركنان را از كار بركنار كند.

قانون حمايت كاركنان در مقابل دستگاه دروغ سنج

1988

محدود كردن كارفرمايان براي استفاده از دستگاههاي دروغ سنج

قانون مرخصي پزشكي و امور خانواده

1993

به كاركنان يك سازمان داراي 50 نفر كارمند يا بيشتر، اجازه مي دهد تا سقف 12 هفته در سال به دلايل پزشكي يا خانوادگي از مرخصي بدون حقوق استفاده نمايند

 

اصول مدیریت 178

كارگزيني و مديريت منابع انساني

ý     درك محدوديت ها بر تجربه هاي مديريت منابع انساني

ý     تعيين نيازهاي كارمندي سازمان

ý     شناسايي ، استخدام و آموزش دادن كاركنان

ý     ارزشيابي و جبران عملكرد كاركنان

 

پس از طراحي ساختار سازمان، نياز به افراد با دانش و مهارت هاي لازم و توانايي هايي است كه ساختار را پوشش مي دهد. افراد مهم ترين منابع يك سازمان هستند، زيرا آن ها هستند كه به ايجاد و يا ناديده گرفتن شهرت و آبروي سازمان در رابطه با كيفيت محصولات و خدمات، اقدام مي كنند.

 

 

 

 

كارمند گزيني به عنوان عمل مديريتي

مديريت منابع انساني(HRM)(Human Resource Management)، يا كارگزيني ، يك وظيفه و عمل مديريتي است كه اختصاص به گزينش، آموزش، ارزشيابي، پاداش و جبران عملكرد كاركنان دارد. در نتيجه تمام مديران، منابع انساني هستند.

هر مديري بايد سه اصل زير را بداند:

ý     تمام مديران ، مديران منابع انساني هستند.

ý   كاركنان، دارايي با اهميت تري نسبت به ساختمان و تجهيزات هستند، كاركنان خوب به يك شركت برتري رقابتي مي دهند.

ý     مديريت منابع انساني فرآيندي است، كه نيازهاي سازمان را با نيازهاي كاركنان هماهنگ و جور مي كند.

مقررات و قوانيني كه بر مديريت منابع انساني تأثيرگذار است

سه محدوده حساس قانوني مرتبط كه مديران مي بايستي به آن گردن نهند، شامل: فرصت هاي برابر، عمل مثبت و قوانيني در مورد اذيت هاي جنسي است كه در بخش هاي زير مورد بحث قرار مي گيرد. اين محدوده ها، همچون ساير قوانين ، بر مديريت منابع انساني تأثير گذار است.

فرصت هاي يكسان شغلي(EEO)(Equal Employment Opportunity)

افرادي كه تحت پوشش قوانين فرصت هاي برابر شغلي هستند(EEO) از تبعيض هاي غيرقانوني محافظت مي گردند. و افراد داراي خصوصيات مشترك از قبيل نژاد، سن وجنس و به خاطرهمين خصوصيات ، مورد تبعيض قرار مي گيرند. افرادي كه خصوصيات تعيين شده اي دارند، « طبقه حمايت شده» ناميده مي شوند. قوانين مملكتي خصوصيات مشخص شده زير را براي حمايت از اين افراد بيان مي كند:

ý     نژاد، ريشه ي قومي ، رنگ

ý     جنس

ý     سن

ý     افراد فاقد توانايي

ý     تجارب نظامي گري

ý     مذهب

هدف اصلي قوانين فرصت هاي برابر شغلي (EEO)، اين اطمينان را به هر فرد مي دهد كه هر كس براي كسب شغل داراي فرصت يكسان است و عادلانه ارتقاء شغلي مي يابد.

عمل مثبت (AA) (Affirmative Action )

در حالي كه قوانين فرصت برابر اشتغال (EEO) اطميناني از طرز برخورد برابر در كار را مي رساند، عمل مثبت (AA) كارفرما را به تلاشي بيشتر براي ارتقاء‌ افرادي كه عضو گروه هاي حمايت شده هستند وادار مي كند. عمل مثبت شامل عمل هاي مشخصي است كه كارفرما  را وادار ميكند تا تأثيرات تبعيض نژادي خاصي را كه از گذشته وجود دارد از بين ببرند.

كاركنان هم چنين از طريق « كميسيون فرصت هاي برابر شغلي » (EEOC)

(Equal Employment Opportunity Commission)

تحت حمايت قرار مي گيرند. اين مهم در لايحه حقوق شهروندان در 1964 تحت عنوان بند هفتم ذكر گرديده است. امروزه حوزه ي اختيارات كميسيون فرصت هاي برابر شغلي (EEOC)به قدري وسعت يافته كه اختيار اجرايي اصلي براي قوانين زير دارا مي باشد:

ý     قانون حقوق مدني شهروندان 1964 منع تبعيض براساس نژاد، رنگ، مذهب، ريشه قوميت يا جنسيت

ý   قانون حقوق مدني شهروندان 1991- تأييد مجدد و استحكام منع تبعيض، به افراد اين اجازه را مي دهد تا شكايت كنند از آسيب هايي كه حاصل تنبيه در حالت هاي تبعيض عمدي است و در اين صورت بار مسئوليت را بر دوش كارفرما بگذارند.

ý     قانون پرداخت برابر 1963- پرداخت متفاوت براساس جنسيت را براي كار يكسان منع مي كند.

ý   لايحه تبعيض حاملگي 1978- منع تبعيض يا انفصال از خدمت زنان به علت فقط حاملگي، حمايت از امنيت شغلي در طول دوره ي مرخصي بارداري

ý   قانون معلولين آمريكايي ها منع تبعيض بر عليه افرادي كه داراي ناتواني هاي بدني يا فكري يا بيماري مستمر يا طولاني هستند و به خدمات معقول و منطقي براي رفع ناتواني شان نياز دارند.

ý   قانون توان بخشي حرفه اي منع تبعيض براساس ناتواني هاي بدني و فكري و ضرورت دارد تا كاركنان از برنامه هاي قانون عمل مثبت مطلع گردند.

 

اصول مدیریت 177

تغييرات فرهنگ سازماني

تغيير فرهنگ و افراد در يك سازمان به انتقال در ارزش هاي كاركنان، هنجارها، نگرش ها، اعتقادات و رفتارها اطلاق مي شود. تغييرات در فرهنگ و افراد مربوط مي شود به اينكه چطور كاركنان مي انديشند، در تفكرات و ذهنيات از پيش ساخته خود تغيير ايجاد مي كنند تا اينكه در فن آوري، ساختار يا محصولات. تغيير افراد فقط به تعدادي از كاركنان ارتباط دارد، مانند زماني كه تني چند از مديران مياني براي توسعه ي مهارت هاي رهبري به كلاس كارآموزي اعزام مي گردند. تغيير فرهنگ به كل سازمان ارتباط مي يابد، مانند تغيير يك سازمان از ساختار ديوان سالاري به يك محيط مشاركتي بيشتر كه بر فراهم آوردن كيفيت و خدمات براي مشتري از طريق كار تيمي و مشاركت كارمندان تمركز دارد.

ارزش هاي يك سازمان- آنچه كه مي بايستي مهم قلمداد گردد- در فرهنگ آن انعكاس مي يابد. نقش يك مدير آن است كه اطمينان ايجاد كند كه ارزشهاي مناسب ترويج يافته و يك فرهنگ مثبت سازماني ايجاد گرديده است. نتيجه آن توسعه و رونق يك محيط كاري شاد، كارمندان با انگيزه و با بهره وري بالا مي باشد.

اگر مديران بخواهند از فرهنگ سازماني شان ارزيابي داشته باشند مي بايستي مراحل زير را طي نمايند:

1)      مشخص كردن ارزش هايي كه در حال حاضر موجود است.

2)      تصميم بگيرند كه ارزش هاي دقيقاً آن موارد موردنظر سازمانشان هستند.

3)      تغيير در اعمال و رفتارها كه بوسيله آنها ارزشها ايجاد و متجلي مي گردد.

يك رويكرد اساسي به تغيير مردم و فرهنگ از طريق توسعه ي سازماني است: اختصاص به مقياس وسيعي از تغيير سازماني دارد، توسعه سازماني (OD) به طور اساسي بر فرآيند هاي مردمي به عنوان هدف تغيير تمركز دارد، توسعه سازماني بر روانشناسي و ساير علوم رفتاري به شكل وسيعي بنا نهاده شده، اگر چه اخيراً در رويكرد وسيع تري كه احاطه نموده در نواحي نظير تئوري سازماني، توسعه راهبرد، و تغييرات تكنيكي و اجتماعي، رخنه نموده است.

اين رويكرد با به كارگيري دانش علوم رفتاري در توسعه ي برنامه ريزي شده استراتژيهاي سازماني، سياست هاي درازمدت براي تغييرات مستمر به كار مي رود. هدف آن تغيير مردم و كيفيت روابط درون شخصي آنهاست.

اهداف توسعه ي سازماني به شرح زير هستند:

ý     تشويق مشاركت

ý     حذف تعارض

ý     افزايش انگيزش

ý     بهبود روش حل مسئله

ý     ايجاد خطوط ارتباطي باز

ý     توسعه ي اعتماد متقابل

ابزارهاي محبوب توسعه ي سازماني متشكل از مشاورين، ناظرين، بحث گروهي و جلسات آموزشي است.

 

در اينجا شرح مختصري از چند روش كه بيشتر معروف هستند و در اين زمينه بكار مي روند عبارتند از :

ý     آموزش حساسيت روش تغيير رفتار از طريق تعامل ساختار نيافته گروه ها

ý   بررسي بازخورد روشي براي ارزيابي نگرش ها، تشخيص مغايرت در آنها و حل اختلافات از طريق اطلاعات بررسي شده در گروه هاي بازخوردي

ý   فرآيند مشاوره اي شامل كمك ارائه شده توسط مشاورين خارجي به يك مدير در درك كردن،‌فهميدن و عمل كردن براساس فرآيندهاي درون شخصي

ý   ساخت تيم شامل تعامل در ميان اعضاء تيم هاي كاري به منظور يادگرفتن اين موضوع كه هر عضو چگونه فكر و كار مي كند.

ý     توسعه درون گروهي شامل تغيير نگرشها، كليشه ها و ادراكاتي است كه گروههاي كاري از يكديگر دارند.

اصول مدیریت 176

مراحل غلبه بر مخالفت

براي اجراي مؤثر تغيير برنامه ريزي شده، مديران مي بايستي درك كنند كه چگونه بر مقاومت در برابر تغيير، فائق آيند، چرا تلاشهاي تغيير منجر به شكست مي شود و چه شيوه اي مي بايستي اتخاذ كنند تا رفتارها را تعديل كنند. مديران دو رويكرد را مي توانند براي تغيير نگرش و رفتارها در سطح انفرادي به كار برند: رويكرد سه مرحله اي و تحليل ميدان- نيرو (مورد دوم در ادامه مورد بحث واقع مي شود)

فرايند تغيير طي سه مرحله اساسي شكل مي گيرد: ذوب كردن، تغيير،‌انجماد مجدد.

1-   ذوب كردن

اين مرحله شامل توسعه آگاهيهاي اوليه مبني بر نياز براي تغيير و نيروهاي حمايت و مقاومت كننده تغيير مي باشد. چون بيشتر مردم و سازمانها ثبات و ادامه دار بودن وضعيت فعلي را ترجيح مي دهند، يك فرآيند تغيير موفق غلبه بر وضعيت موجود از طريق ذوب كردن رفتارهاي كهنه، فرايندها يا ساختار است. اين رويكرد شامل استفاده از بحث هاي تك به تك، ارائه گزارش به گروه ها، يادداشت ها، گزارش ها، بولتن هاي خبري شركت، برنامه هاي آموزشي و نمايش هاي آموزش كاركنان در خصوص تغيير قريب الوقوع و كمك به آنها براي مشاهده منطق تصميم مي باشد.

2-  تغييرات

اين مرحله بر يادگيري رفتارهاي جديد متمركز است. تغيير، از عدم احساس راحتي افراد با رفتارهاي شناخته شده منفي و همراه شدن با رفتارهاي جانشين شده جديد، الگوهاي نقش، و حمايت نتيجه مي شود. در اين مرحله ، چيزي جديد در سيستم اتفاق مي افتد، و تغييرات در واقع اجرا مي گردد. و اين درست همان نقطه اي است كه مديران شروع به تغيير در آن هدف هاي سازماني نظير وظائف، مردم، فرهنگ،‌فن آوري و ساختار مي نمايند، زماني كه مديران تغيير را اجرا مي كنند، مردم مي بايستي آمادگي لازم را داشته باشند.

3- انجماد مجدد( يا تثبيت)

اين مرحله ، آخرين مرحله است. انجماد مجدد بر تقويت رفتارهاي جديد، معمولاً با نتايج مثبت، احساس نيل به اهداف، و يا بر پاداش تمركز دارد. بعد از اينكه مديريت تغييرات را در اهداف سازماني، محصولات، فرايندها، ساختارها، يا افراد اجرا كرد، نمي تواند عقب بنشيند و انتظار داشته باشد كه تغيير در طول زمان نگه داشته شود. رفتارهائي كه به طور مثبت تقويت شده اند، تمايل به تكرار دارند. در طراحي تغييرات ، توجه مي بايستي به اين سو باشد كه چگونه به رفتارهاي جديد، تقويت و پاداش داده مي شود.

تجزيه و تحليل ميدان نيرو

يكي از اولين و اساسي ترين الگوهاي تغيير ، الگوي حل مسئله تجزيه و تحليل ميدان- نيرو است(FFAPSM)(Force Field Analytic Problem-Solving Model) كه توسط دانشمند رفتارگرا « كرت لوين» در دهه اول 1940 اارئه گرديد. از آن موقع، اين الگو به طور وسيعي به عنوان روشي براي تشويق گروههاي مردم به منظور حل و فصل موضوعات سازماني، كه قبلاً به نظر بسيار پيچيده يا عميقاً ريشه دار براي دستيابي بوده، مطرح گرديده است.

تجزيه و تحليل ميدان نيرو : فرآيند تغييري كه بر وضعيت موجود شخص يا سازمان چيره مي آيد و به ايجاد حالت تعادل بين نيروهاي تغيير آفرين و نيروهاي مقاومت كننده مي انجامد. در هر موقعيت از مسئله، شرايط موجود به دليل نيروهاي مقاومت كننده دست يافتني است. نيروهاي تغيير دهنده به هدايت كننده معروف هستند. ( هدايت كننده فشار مي آورد مشكلات را به سمت راه حل). نيروهاي ديگري كه شناخته شده اند، نيروهاي مقاومت كننده هستند(مقاومت كنندگان جلوگيري مي نمايند از بهبود و يا راه حل براي مسائل). زماني كه قدرت هدايت گر تقريباً با قدرت مقاومت گر برابر مي گردد يك تعادل يا وضع موجود ظاهر مي شود. تا زماني كه قدرت وابسته به نيروها تغيير مي يابد، مشكل بر ادامه خود پافشاري مي نمايند.

براي به كاربردن اين مدل براي يك مسئله، يك مدير مي بايستي مراحل زير را دنبال نمايد:‌

1)   مسئله با دقت و كاملاً تعريف شود: (وضعيت موجود) يك مسئله ممكن است به عنوان تفاوت آنچه هم اكنون جريان دارد و آنچه بايد باشد، تعريف شده باشد.

2)      اهداف تعريف شده باشند: يك مدير مي بايستي در نظر بگيرد وقتي مسئله حل شود موقعيت شبيه چه خواهد بود؟

3)    بارش فكري براي تعيين نيروهاي هدايت گر و مقاومت گر كه سهم در مسئله دارند.

4)   تحليل اين نيروها به طور كامل و توسعه يك راهبرد. اين راهبرد بايد در رااستاي قراردادن و تقويت نيروهاي هدايت گر تحت كنترل مدير و تضعيف نيروهاي مقاومت گر كه مدير به طور واقعي بتواند كاري در مورد آنها انجام دهد، باشد.

5)   مقايسه ي راهبرد در مقابل شركت يا اهداف بخشي: يك مدير بايد در نظر داشته باشد كه آيا راهبرد حل مسئله اش به پيشبرد تغيير در وضع موجود مي انجامد؟

اصول مدیریت 176

1-   تشخيص جو حاكم

در اين مرحله، نماينده تغيير اقدام به جمع آوري داده ها درباره ي جو سازمان به منظور كمك به كاركناني كه آماده ي تغيير مي گردند، مي نمايند. آماده كردن افراد براي تغيير، نياز به بازخوردي مستقيم و قوي درباره ي نقاط ضعف موقعيت كنوني در مقايسه با موقعيت مطلوب در آينده دارد، و حساس نمودن افراد به نيروهاي تغيير كه در محيط آنها وجود دارد.

2-  انتخاب يك روش اجرايي

اين مرحله نياز به اخذ تصميم درباره ي بهترين راه براي انجام تغيير دارد. مديران مي توانند خود را حساس به فشار براي تغيير با بكارگيري شبكه كاري از مردم و سازمان ها با ديدگاه ها و نقطه نظرات گوناگون، مشاهده ديگر سازمان ها كه خود را در معرض ايده هاي نو قرار داده اند و يا استفاده از استانداردهاي بيروني عملكرد، نظير پيشرفت رقباء بنمايد.

3- توسعه يك برنامه

اين مرحله در واقع شامل قرار دادن برنامه در كنار هم يا « چه » اطلاعاتي مي باشد. اين مرحله تعيين كننده ي چه وقت، چه مكان و چگونگي برنامه مي باشد. برنامه مانند يك نقشه راه است. اين برنامه وقايع معين و فعاليت هايي كه مي بايدزمان بندي شود و با هم براي ايجاد تغيير هماهنگ شود را خاطر نشان مي كند. اين برنامه همچنين مسئوليت را براي هر كدام از مقاصد و اهداف، تفويض مي نمايد.

4- اجراي برنامه

بعد از پاسخگوئي به تمام سؤالات ، برنامه در دست اجرا قرار مي گيرد. زماني كه تغيير شروع شد، هيجان اوليه در مواجهه با مشكلات روزمره شكسته و پخش مي شود. مديران با فراهم آوردن منابع، توسعه مهارتها و شايستگي هاي جديد، تقويت رفتارهاي نو و ايجاد يك سيستم حمايتي براي افرادي كه آغازكننده ي تغيير هستند، مي توانند جنبش تغيير را حفظ كنند.

5-   تعقيب برنامه و ارزشيابي آن: در اثناي اين مرحله، مديران مي بايستي نتايج واقعي اهداف كه در مرحله چهارم ايجاد گرديد را مقايسه نمايند. و اين مهم است كه تصميم بگيرند كه آيا به اهداف دسترسي پيدا كرده اند. تعقيب كامل و ارزشيابي نتايج به اين تصميم كمك مي نمايد تغيير مي بايستي به نتايج مثبت منجر شود نه اينكه فقط به خاطر خودش مورد توجه قرار گيرد.

مخالفت با تغييرات سازماني

يك مدير تلاش براي انجام تغيير را طراحي مي كند و سپس مواجه با يك مرحله ي بسيار سخت مي شود. مخالفت غيرقابل اجتناب. تاريخ نشان مي دهد كه كارگران در برابر بعضي از بهترين برنامه هاي وضع شده مقاومت كرده اند. بعضي آشكارا با آن مبارزه كرده اند. بسياري از آنها ممكن است چشم پوشي يا سعي در خرابكاري برنامه ي مديران بنمايند.

در دنياي در هم تنيده امروز، بسياري از مردم، بيشتر اوقات در برابر تغيير مقاومت مي كنند، چرا؟ آنها معتقدند كه تغيير براي آنها اندكي والا بودن را ايجاد كرده به عبارت ديگر، تغيير به ندرت در جهت بهتر شدن بوده است.

يك نوع مقاومت شامل كارمنداني است كه چند سال با شركت بوده اند و طعم برنامه هاي تغيير را كه ماهانه درگذر بوده،‌چشيده اند. مديريت اقدام به تلاش براي نوعي از تغيير با جارو جنجال مي نمايد. مديران از منافع صحبت مي رانند و شرح مي دهند كه چرا اين برنامه براي هر دوي شركت و كاركنان مفيد است. آنها قول مي دهند، اما در پايان روز، موفق نيستند به آن عمل كنند. واقعاً چيزي اتفاق نيافتاده و تمام تلاشها به نظر مي آيد كه اتلاف وقت بوده است. بنابراين، معقول به نظر مي رسد كه در مقابل آنچه وقت را تلف مي كند، ايستادگي كرد.

اصول مدیریت 175

تشخيص نياز براي تغيير

براي برنامه ريزي تغيير، مديران مي بايستي پيش بيني كنند و نياز براي تغيير را تشخيص دهند. يك تئوري توسعه سازماني كه توسط « لاري ئي. گرينر» گسترش يافت براي مديريت تغيير مفيد مي باشد. مدل« گرينر» نشان مي دهد يك سازمان از پنج مرحله رشد عبور مي كند و در پايان هر مرحله، علائمي است از بحران كه تغيير را طلب مي نمايد. پنج مرحله رشد به شرح زير است :

1-     خلاقيت

2-     هدايت

3-     تفويض اختيار

4-     كنترل

5-     همكاري

مراحل تغيير برنامه ريزي شده

به محض اين كه مديران و سازمان پاي بند به تغيير برنامه ريزي شده گردند، نياز به ايجاد يك رويكرد گام به گام و منطقي به منظور رسيدن به اهداف دارند. تغيير برنامه ريزي شده نياز به طي يك فرآيند هشت مرحله اي به منظور رسيدن به اهداف براي مديران به دنبال دارد كه اين مراحل در شكل (1-8) به تصوير كشيده شده است.

 

1-   تشخيص نياز براي تغيير

تشخيص نياز براي تغيير ممكن است در سطح بالاي مديريت ، يا در بخش هاي فرعي سازمان رخ دهد، تغيير ممكن است به واسطه نيروهاي داخلي يا خارجي باشد.

2-  توسعه ي اهداف تغيير

به خاطر داشته باشيد كه قبل از انجام هر عمل، لازم است مشخص شود كه چرا تغيير ضروري است. فرصت ها و مسائل هر دوبايد ارزشيابي شود. سپس مهم آن است كه تغييرات مورد نياز را بر حسب محصولات، فن آوري، ساختار و فرهنگ تعريف كنيم.

 

3- انتخاب يك نماينده تغيير

نماينده تغيير شخصي است كه مسئوليت رهبري براي اجراي تغيير برنامه ريزي شده را به عهده دارد. نماينده تغيير مي بايستي در رابطه با چيزهائي كه نياز به بازسازي شدن دارد، هشيار باشد، ايده هاي نو را بگشايد و از اجراي آن دسته از آرمان ها كه به مرحله ي عملي واقعي مي رسد حمايت كند.

اصول مدیریت 174

ý   فرآيند مدار: سازمان ها ممكن است نياز به فرآيندهاي مهندسي مجدد براي دستيابي به بالاترين جريان كاري و بهره وري داشته باشند. تغييرات فرآيند مدار اغلب مربوط به فرآيند توليد سازماني يا اين كه چگونه سازمان توليدات را مونتاژ مي كند يا خدمات ارائه مي دهد، مي باشد. پذيرش رباط ها در كارخانه هاي توليدي يا سيستم هاي كنترل و بازديدكننده ي ليزري در فروشگاهها نمونه هايي از تغييرات فرايند مدار هستند.

 

ý   مردم محوري : اين نوع تغيير، بينش ها، رفتارها، مهارت ها يا شيوه ي انجام دهي كار توسط كارمندان را اصلاح مي كند. تغييرات فرايند مردم- محوري شامل ارتباطات، ايجاد انگيزه، رهبري و تعامل درون گروه ها مي شود. اين مركز فعاليت شامل تغييراتي مبني بر چگونگي حل مسائل، طريقي كه كارمندان مهارت هاي جديدي را فرا مي گيرند و حتي خيلي طبيعي در مورد نحوه ي درك كاركنان از خودشان، حرفه شان و از سازمان مي باشد. بعضي تغييرات مردم- محوري ممكن است فقط شامل تغييرات افزايشي يا پيشرفتي كوچك در يك فرآيند باشد.

 

چالش هاي تغيير سازماني

برنامه ريزي و مديريت تغيير ، از هر دو بعد فرهنگي و فن آوري ، از عناصر مهم چالش انگيز در شغل مديريت مي باشد.

به وضوح، هر چه مدير در پيش بيني با تغيير بتواند بيشتر طرح و برنامه بدهد، بهتر مي تواند به زيردستان و سازمان خدمت ارائه نمايد. تشخيص و شناخت علتهاي تغيير و ساختن برنامه اي براي ارتقاء و پيشبرد روان مرحله تغيير به فرآيند جديد، ساختار و نظاير آن، براي موفقيت مدير بسيار حساس و بحراني است.

مديران نياز به دانستن اين مطلب دارند كه تغييرات در سازمان ها چند بعدي است كه اغلب مرتبط با هم  هستند. اين ابعاد شامل :

ý     قلمرو و حدود برنامه ريزي

ý     درجه تغيير

ý     درجه يادگيري

ý     هدف تغيير

ý     ساختار سازماني

اصول مدیریت 173

مديريت تغيير

ý                درك عواملي كه بر تغييرات سازماني تأثير مي گذارد.

ý                بررسي انواع تغييرات سازماني

ý                تشخيص اينكه چگونه مديران تغييرات برنامه ريزي شده را بازنگري مي كنند.

ý                بررسي مراحلي كه مديران ممكن است تغييرات را به اجرا گذارند.

اين فصل به اهميت مديراني مي پردازد كه مشوق و هدايت كننده تغييرات به منظور ايجاد سازمان هايي هستند كه توانايي كنارگذاشتن افكار كهنه خود را دارند، تمايل به خود آگاه و بازبودن دارند، فرصت يادگيري اينكه چگونه كل سازمان فعاليت كند، و احساس تعهد به توسعه يك برنامه عملي و كار و تلاش به عنوان يك واحد كه مي خواهد آن برنامه را به اجرا در آورد، دارد.

دلايل تغيير سازماني

هر سازمان از مراحلي كه در برگيرنده دگرگوني هاي عميق است مي گذرد.

ý   محيط بيروني تحت تأثير محرك هاي اقتصادي، سياسي، اجتماعي، فن آوري خارج از سازمان است كه باعث تغييرات مي گردد.

ý     محيط دروني از سبك ها و خط مشي هاي مديريتي ، سيستم ها و رويه ها تأثير پذير است، همچنين از نگرش هاي كاركنان

انواع تغيير سازماني

در حالي كه محيط بيروني (رقابت، نظاره گري و غيره) ادامه مي يابد تا نقشي در توانايي سازمان براي ارائه خدمات و كالاي مناسب داشته باشد، محيط داخلي يك سازمان به طور فزاينده اي آنرا از ارائه محصولات مورد تقاضاي بازار منع مي كند، مگر اينكه سازمان به سرعت بتواند خود را تطبيق دهد. نواحي اصلي تغييرات در محيط داخلي شركت شامل :

ý  راهبردي: بعضي از مواقع در نحوه عمل تجارت معمولي در پاسخگوئي به تقاضاهاي محيط خارجي لازم است تا مديريت براي پيشرفت اهداف سازمان، راهبرد شركت را تعديل نمايد. تعديل راهبرد سازمان ممكن است به تغيير رويكرد اساسي انجام تجارت منجر شود.

 

ý   ساختاري : سازمان ها اغلب لازم مي بينند تا در ساختار شركت كه منبعث از تأثيرات محيط خارجي است، طراحي مجدد نمايند. تغييرات ساختاري شامل سلسه مراتب اختيارات، اهداف، خصوصيات ساختاري، رويه هاي اداري و سيستم هاي مديريتي مي شود. غالباً تمام تغييري كه در نحوه ي مديريت سازمان وجود دارد، تحت مقوله ي تغيير ساختاري قرار مي گيرند.

اصول مدیریت 172

 

ساختار تيمي منافع بالقوه فراواني دارد از جمله :

ý           موانع بين واحدها شكسته مي شود.

ý           زمان پاسخ دادن و تصميم گيري سرعت مي گيرند.

ý           كارمندان باانگيزه هستند

ý           سطوح مديريتي حذف مي شوند

ý           هزينه هاي اداري كاهش مي يابد.

معايب عبارتند از :

ý     وفاداريهاي متعارض در بين اعضاء تيم

ý     موضوعاتي در ارتباط با مديريت زمان

ý     افزايش زمان صرف شده در جلسات

مديران بايد آگاه باشند كه درجه همكاري اعضاي تيم شان بستگي به كيفيت روابط شخصي بين افراد، پويايي گروه، و توانايي هاي مديريت تيمي آنها دارد.

ساختار شبكه اي

ساختار شبكه اي وابسته به سازمان هاي ديگري است كه انجام كارهاي حساس آنها بر پايه قراردادهاست.(شكل 5-7 را ببينيد) به عبارت ديگر مديران مي توانند در كارهاي خاص با افراد متخصص قرارداد ببندند.

 

شكل (5-7) : ساختار شبكه اي

اين روش انعطاف پذير مي باشد و هزينه هاي بالاسري را كاهش مي دهد. زيرا اندازه كاركنان و اجرائيات را مي توان كاهش داد. از طرف ديگر ساختار شبكه اي ممكن است باعث عرضه غيرقابل پيش بيني و عدم كنترل بگردد. زيرا مديران براي انجام كارهاي مهم به كارگران قراردادي وابسته هستند.

اصول مدیریت 171

ساختار ماتريس

ساختار ماتريس تخصص كاركردي را با تمركز به ساختار بخشي تركيب مي كند.(به شكل 3-7 رجوع كنيد) اين ساختار دسته هاي دائم تيمي با كاركرد متقابل به منظور يكپارچه كردن تخصص عملياتي با تمركز بخشي را، به كار مي برد.

كاركنان در ساختار ماتريس همزمان حداقل به دو گروه رسمي تعلق دارند. يك گروه كاركردي و يك تيم توليد، برنامه، يا تيم پروژه اي . آنها همچنين در برابر دو رئيس مسئول هستند يكي در داخل گروه كاركردي و ديگري در درون تيم مربوطه. اين ساختار نه تنها انگيزه كارمند را زياد مي كند، بلكه زمينه آموزش مديران تكنيكي و عمومي را در راستاي حيطه هاي كاركردي به خوبي فراهم مي آورد.

منابع بالقوه عبارتند از :

ý     تعاون و حل مسئله بهتر

ý     انعطاف پذيري بيشتر

ý     خدمات بيشتر به مشتري

ý     پاسخگوئي عملكرد بهتر

ý     بهبود مديريت راهبردي

قابل پيش بيني است كه ساختار ماتريس ضررهاي بالقوه اي هم به دنبال دارد. مواردي از معايب اين ساختار عبارتند از :

ý  سيستم دو رئيسي باعث مناقشه قدرت مي شود، زيرا سرپرست كاركردي و رهبران تيم براي كسب قدرت صف آرايي مي كنند.

ý    اعضاء ماتريس ممكن است كه به علت دستور گرفتن از بيش از دو رئيس در انجام وظيفه دچار مشكل شوند.

ý    گروهها ممكن است وفاداري تيمي قوي را ايجاد كنند كه باعث كاهش تمركز روي اهداف اصلي سازمان گردد.

ý    افزايش رهبران تيم، جزء مهم و حساس، به ساختار ماتريس باعث افزايش هزينه ها مي شود.

ساختار تيمي

ساختار تيمي كاركردهاي جداگانه اي را در يك گروه براساس يك هدف كلي سازماندهي مي كند( به شكل 4-7 توجه كنيد) اين تيم هاي كاركردي متقابل از اعضاي واحدهاي مختلف كه با هم براي حل مشكلات و كشف فرصت ها در صورت نياز كار مي كنند، تشكيل شده است.

اصول مدیریت 170

پنج رويكرد به طراحي سازماني

مديران مي بايستي درباره ي گروه بندي افراد براي انجام كارشان، دست به انتخاب هايي بزنند. پنج رويكرد معمول يعني: كاركردي، بخشي، ماتريس، تيم و شبكه اي به مديران براي گروه بندي بخش ها كمك مي كند.

ساختار كاركردي

گروههاي ساختار كاركردي بر پايه ي فعاليتهاي مشابه، مهارتها، تخصص و منابع در واحدهاي كاري قرار مي گيرند.( به شكل 1-7 براي نمودار سازماني كاركردي هستند.

.

اين ساختار نه تنهامي تواند بهره وري را از طريق به حداقل رساندن دوباره كاري پرسنل و تجهيزات بهبود بخشد، بلكه براي كارمندان ايجاد رفاه و راحتي مي كند و سيستم آموزش را آسان مي نمايد.

چون مديران شركت هاي بزرگ در كنترل توليدات و فعاليتهاي  خود دچار مشكل مي شوند، ممكن است بخش هاي اختصاصي ايجاد گردد. اين بخش ها با توجه به برونداد سازماني خود تقسيم بندي مي شوند.

ساختار بخشي همچنين عملكرد را براي مجري آن آسان مي كند تا بتوانند بهتر كنترل نمايند. در نتيجه اين ساختار انعطاف پذير مي باشد و نسبت به تغيير پاسخ مي دهد.

به هر حال ساختار بخشي نقاط ضعف خودش را دارد چون مديران بيش از حد تخصصي مي شوند، ممكن است با دوباره كاري كردن فعاليتهايي يكديگر و منابع شان، اتلاف وقت بنمايند. به علاوه ، با توجه به منابع محدود، رقابت بين بخش ها ممكن است توسعه يابد.