بررسي جا و مکان کار 21
تعريف بررسي جا و مکان
بررسي جا و مکان عبارت است از : مطالعه چگونگي تخصيص مکان و فضاي در دسترس , به نيروي انساني از يک طرف و وسايل و تجهيزات کاري از طرف ديگر.
هدف از بررسي
هدف از بررسي جا و مکان کار , استفاده موثر از امکانات فيزيکي موجود به نحوي است که مقاصد زير را تامين کند : تامين رضايت نيروي انساني و توجه به رفاه و راحتي افراد در محيط کار
تسهيل سر پرستي و نظارت بر کار کارکنان .
برقراري جريان و گردش کار به طور موثر و کار آمد .
ايجاد تسريع در ارائه خدمات و کالاها به ارباب رجوع و گذراندن تاثير رواني مساعد بر آنان .
ايجاد قابليت انعطاف در مورد تغييرات و تحولات آينده سازمان .
صرفه جويي .
اصول و معيارهاي بررسي و تخصيص جا و مکان:
در طرح ريزي جا و مکان بايستي مراقب شود که هيچ بخشي از مکان و فضاي در دسترس , هدر نرود و مناسبترين استفاده از آن به عمل آيد .
واحدها و افرادي که وظايفشان از نظر ماهيت , با يکديگر مرتبط و مشابه است و بنا به اقتضاي شغل با يکديگر در تماس مکرر و مدارم هستند , بايستي نزديک هم قرار داده شوند .
گردش کار تا آنجا که ممکن است , از يک محل شروع و به محل ديگر ختم شود.
در تخصيص جا و مکان کار , براي هر يک از کارکنان بايستي تا حد امکان, ماهيت و مقتضاي شغل نوع وظايف و عمليات و نيز ويژگيهاي شخصيتي شاغل , در نظر گرفته شود .
وسايل و تجهيزات کاري , بايستي در دسترس استفاده کنندگان آنها قرار بگيرد و انبار ابزارها و وسايل در محلي باشد که هنگام تحويل و تحول مواد, وقت کارکنان هدر نرود .
محل استقرار واحدها و افرادي که بيشتر با ارباب رجوع سرو کار دارند , بايد نزديک در ورودي باشد تا اولا مراجعه به آنها راحت باشد و ثانيا از مزاحمت براي ساير واحدها کاسته شود .
نحوه قرار گرفتن ميز کار و وسايل بايد به گونه اي باشد که تسهيل کننده سرپرستي و نظارت بر کارکنان باشد .
واحدهاي پر سرو صدا بايستي دورتر از ساير واحدها قرار داده شوند و در صورت کمي جا , با استفاده تمهيدات خاص , از نفوذ سروصدا به خارج از اين واحدها , جلوگيري به عمل آيد .
کليه افرادي که از نظر رتبه و مقام در يک سطح قرار دارند و شغلشان نيز مشابه است , تا جايي که امکان دارد , از وسايل يکسان استفاده کنند .
براي استقرار وسايل سنگين , از قبيل صندوقهاي رمز , ترمينالهاي کامپيوتري, قفسه هاي بايگاني, ماشين آلات و تجهيزات ثقيل, از نظر تحمل ميزان فشار ناشي از سنگيني و نيز سهولت استفاده , بايد بررسيهاي کافي به عمل آيد .
مراحل بررسي جا و مکان کار :
مرحله اول : بررسي جا و مکان کار در وضع موجود
در اين مرحله , آناليست به بررسي نحوه تخصيص مکان و فضاي موجود سازماني مي پردازد و اطلاعات جامعي را از وضع موجود کسب ميکند و در نهايت , تصويري از آنچه که هست تهيه مي کند و براي نقد آماده مي سازد.
مرحله دوم : تجزيه و تحليل طرح جا و مکان کار
در مرحله تجزيه و تحليل , آناليست با کمک اطلاعاتي که درباره پستها و تشکيلات سازماني, اختيارات و مسئوليت ها و ارتباطات بين مشاغل, تعداد نيروي انساني موجود, خصوصيات وسايل و تجهيزات و ماشين آلات و طرز کار آنها, مسير کارها و فعاليتهاي عمده سازماني, نقشه فيزيکي سازمان, و بالاخره برنامه توسعه سازمان در آينده به دست آورده است و همچنين با در نظر داشتن اصول و نکاتي که بايد در طرح ريزي جا و مکان, رعايت شوند, به تجزيه و تحليل وضع موجود ميپردازد.
مرحله سوم : تهيه طرح پيشنهادي جا و مکان کار
در اين مرحله , آناليست با توجه به يافته هاي مراحل قبلي و در نظر داشتن ملاحظات انساني, ارزشي و فرهنگي , اقدام به تهيه طرح پيشنهادي براي تخصيص امکانات فيزيکي و مکاني سازمان ميکند .