رهبری  در هزاره سوم

انواع مسئله

سازماندهی فرآیند سامان دادن افراد و سایر منابع برای اجرای وظایف در جهت افراد مشترک است.

ساختار سازمانی چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیتهای اعضای سازمان آن را ایجاد
می کنند.

هدفهای ساختار سازمانی

جهت دادن اطلاعات بسوی مدیران مربوط تا میزان عدم اطمینان آنان هنگام تصمیم گیری کاهش یابد.

توزیع اختیار برای تصمیم گیری به طور مؤثر به صورتی که اعضای سازمان بتوانند بدون دردسر و با انسجام در هر سطحی برنامه های خود را اجرا کنند.

تعیین وکنترل روابط میان واحد های کاری به طوری که اطمینان حاصل شود که کلیه کارها به شیوه منظم و مرتب واگذار و اجراء شده است و کلیه واحدها در موفقیت سازمان مشارکت داشته اند.

.

مدیران روابط سازمانی را به طور شفاهی برای کارکنان توضیح می دهند و این روابط بر حسب نیاز تغییر می کند.

ساختار رسمی و غیر رسمی

ویژگیهای ساختار رسمی:

آرمانی هستند زیرا آنگونه که پیش بینی شده است عمل نمی کند.

ماهیت ساختار(سازمان) رسمی غیر شخصی است

روابط سازمانی به طو مکتوب و به کمک نمودار با دقت زیاد برای کارکنان تشریح می شود.

ساختار غیر رسمی

واقعی اند و چگونگی عملکرد سازمان را به طور واقعی نشان می دهد.

ماهیت سازمان غیر رسمی شخصی است.

مدیران روابط سازمانی را به طور شفاهی برای کارکنان توضیح می دهند و این روابط بر حسب نیاز تغییر می کند

انواع نمودار

نمودار هرمی

2. نمودار افقی

3. نمودار دایره ای یا هم مرکز

.

هماهنگی: ساز و کاری برای یکپارچه کردن فعالیت واحدها در قالبی منسجم و کارآمد.

فرآیند سازماندهی

تقسیم کار: تقسیم کارها به طور منطقی که افراد و گروهها از پس آن به راحتی برآیند

واحد سازی: وظایف به طور منطقی و کارآمد تلفیق شده و افراد ووظایف دسته بندی

می گردند

سلسله مراتب: ارتباط بین افراد مشخص شده طوری که مشخص گردد که چه کسی به چه کسی گزارش می دهد.

وظایف تکراری موجب کسالت می گردد.

غیبت از کار

تخصص افرادو مهارت

کارکنان زمان را برای حرکت از وظیفه ای به وظیفه ای دیگر از دست نمی دهند

تمرکز بر یک وظیفه موجب می شود که افراد وظایف خود را آسان تر و اثر بخش تر اجرا می کنند.

تقسیم کار موجب می شود کارکنان فقط نیاز دارند چگونگی انجاموظیفه کاری خود را بدانند وبه فرایند کلی کاری ندارند

هر فردی مسئول کار خود بوده که نتیجه آن احساس از خود بیگانگی می باشد.

وظایف تکراری موجب کسالت می گردد.

غیبت از کار

واحد سازی

واحد سازی سنتی

واحد سازی براساس وظیفه

واحدسازی براساس محصول

واحد سازی جغرافیائی

واحد سازی براساس مشتری

واحد سازی بر اساس فرایند تولید

الگوهای جدید واحد سازی

2. سازمان ماتریسی یا خزانه ای

زنجیره فرماندهی: خط پیوسته اختیار تعیین می کند که چه کسی باید به چه کسی گزارش دهد

زنجیره فرماندهی بر دو اصل استوار است:

اصل وحدت فرماندهی

سلسله مراتب

حیطه نظارت

عبارت است از عده افراد یا افراد واحدهائی که به طور مستقیم به هر سرپرست گزارش می دهند.

عوامل مؤثربر حیطه نظارت

پیچیدگی کار

استاندارد کردن کار

محل کار کارکنان

سطح مهارت

فعالیتهای غیر سرپرستی

اولویتهای شخصی

رابطه حیطه نظارت و ساختار سازمانی

تمرکز : اختیار در سطوح عالی مدیریت جمع شده است.

عدم تمرکز:

واگذاری اختیار به سطوح سطوح پائین تر مدیریت

عوامل مؤثر در غیر متمرکز کردن سازمان

اندازه فعلی سازمان چقدر است

مشتریان سازمان در چه جاهائی قرار دارند؟

آیا خط تولید سازمان همگن است؟

عرضه کنندگان کالاهای مورد نیاز سازمان در کجا هستند؟

آیا ضروری است در سازمان تصمیمهای سریعی اتخاذ شود؟

آیا خلاقیت مطلوب سازمان است؟

رابطه حیطه نظارت بامیزان تمرکز
هر چه حیطه نظارت وسیعتر باشد مدیر باید عدم تمرکز ایجاد نماید(تفویض اختیار)

قدرت ,
اختیار

قدرت چیست؟

یعنی توانائی اعمال نفوذ بر دیگران،به طوری که رفتار آنان مطابق نظر صاحب قدرت تغییر کند

منابع قدرت

قدرت پاداش

قدرت اجبار

قدرت قانونی

قدرت تخصص

قدرت مرجع

.

.

تفاوت قدرت و اختیار: قدرت مفهومی بسیار وسیعتر از اختیار دارد. اختیار نوعی قدرت است که در یک مجموعه سازمانی قرار دارد.اختیار در سازمان حقی است که به پستی داده می شود.تا فرد بتواند بر مبنای آن قوه تشخیص خود را برای اتخاذ تصمیماتی جهت تأثیر بر دیگران بکار بندد.

نظریه های اختیار:

نظریه کلاسیک : اختیار ازسطوح بالای سازمان ناشی می شود و سپس به طور قانونی از سطحی به سطح دیگر عبور می کند.در بالای این سلسله مراتب ممکن است خدا ،حکومت (شاه ،دیکتاتور، یا رئیس جمهور منتخب )یا اداره جمعی مردم حاکم باشد.

نظریه پذیرش:

این نظریه مبنای اختیار را بیشتر در نفوذ پذیر می داندتا در نفوذ کننده.

شرایط بارنارد برای پذیرش اختیار

دستوری را که به انها داده می شود درک کنند.

عقیده داشته باشند که دستور با هدف سازمان سازگاری و هماهنگی دارد.

دریابند که دستور با منافع پرسنل هماهنگی دارد

از نظر روحی و جسمی توانائی پیروی از دستور را داشته باشند.

واگذاری اختیار
به معنای انتقال قسمتی از اختیارات و وظایف خاص مدیر و رهبر سازمان به زیر دستان و مدیران واحدهای تابع،با هدف تسریع در اجرای امورو تحقق به موقع هدفهای سازمان است.

اختیار از بالا به پائین و پاسخگوئی از پائین به بالا در جریان است.

پاسخگوئی نقطه تلاقی اختیار و مسئولیت است.

اصول واگذاری اختیار

واگذاری اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه تمام آن

واگذاری اختیار از واگذارنده اختیار سلب مسئولت نمی کند.

واگذاری اختیار قابل فسخ است.

واگذاری اختیار بایدبا نظارت توأم باشد

تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود.

مزایای واگذاری اختیار

تفویض اختیار موجب ایجاد وقت آزاد بیشتر برای مدیر میگردد

تصمیم گیری واقعی ترزیردستان (افرادنزدیک به خط آتش)

تسریع در تصمیم گیری

مسئولیت پذیری زیردستان و افزایش اعتماد آنان

اختیار صف و ستاد
وظایف صف: وظایفی که به طور مستقیم در تأمین هدفهای سازمان نقش دارند.

وظایف ستاد: وظایفی که به طور غیر مستقیم در تأمین هدفهای سازمان نقش دارند

انواع ستاد

ستاد عمومی :وظیفه اصلی آنان ،برنامه ریزی ، هماهنگی و طراحی عملیات است. کار آنان جنبه مشورتی داشته و با تأیید بالاترین مقام اجرائی سازمان تصمیمات اتخاذ می گردد.

موارد زیر دلائل اختلاف صف و ستاد می باشد

نبودن حدود مشخص و روشن برای وظایف هر یک از مدیران صف و ستاد

آگاه نبودن مدیران صف و ستاد از وظایف یکدیگر

اختیارات زیاد واحدهای صف که باعث می شود آنها در مقابل اندیشه ها و طرحهایی که از طرف واحدهای ستاد برای تغییر ارائه می شود مقاومت کنند

ارائه نشدن اظلاعات کافی و مستدل از طرف واحدهای ستاد به مدیران صف به منظور توجیه و متقاعد کردن آنان نسبت به طرحها و پیشنهادات

احراز مسئولیتهای صف و ستاد توسط افرادی که صلاحیتهای کافی ندارندو نظایر آنها

هماهنگی
هماهنگی فرآیند تلفیق فعالیتهای واحدهای مجزا از یکدیگر برای پیگیری کارآمد تحقق هدفهای سازمانی

هماهنگی و همکاری: همکاری اساس هماهنگی است و بین فعالیتهای گروه نمی توان هیچگونه هماهنگی ایجاد کرد ،مگر اینکه آنان با یکدیگر همکاری کنند.

هماهنگی داوطلبانه: در بیشتر سازمانها ،غالبا هماهنگی ها ماهیتی داوطلبانه دارند.

میزان هماهنگی مورد نیاز:وسعت هماهنگی مورد نیاز به ماهیت وظایف و میزان ارتباط متقابل متصدیان اجرای وظایف در واحدهای مختلف بستگی دارد.

موارد زیر مستلزم هماهنگی زیاد است

وقتی کارها یکنواخت و قابل پیش بینی نباشد

وقتی در اجرای بعضی کارها ،عوامل محیطی مؤثر در حال دگرگونی باشد.

وقتی در اجرای بعضی کارها ،عوامل محیطی مؤثر در حال دگرگونی باشد.

وقتی سازمانها اهداف اجرائی والائی برای خود تعیین کنند.

هماهنگی عمودی

هماهنگی افقی

هماهنگی مورب

انگیزش

هرنوع تأثیری است که موجب تقویت،جهت گیری و بروز رفتار انسان می شودرا انگیزش گویند.

نیازها

نیازهای ابتدائی :فیزیولوژیکی مانند هوا،آب،غذا،.....

نیازهای ثانوی :اجتماعی و روانی مانند وابستگی ،تعلق،قدرت،شهرت

خوش ساختار

بد ساختار

انواع تصمیمها

تصمیمهای برنامه ریزی شده

تصمیمهای برنامه ریزی نشده

تصمیم گیری عبارت است از انتخاب بهترین راه برای نیل به اهداف
تصمیم گیری فرآیندی است شامل تعریف مسئله،ارزیابی راه حلها،اتخاذ تصمیم(انتخاب راه حلها)،اجرای تصمیم و ارزیابی نتیجه است.

انواع تصمیمها

تصمیمهای برنامه ریزی شده

تصمیمهای برنامه ریزی نشده

انواع مسئله

خوش ساختار

بد ساختار

شرایط تصمیم گیری

شرایط اطمینان

شرایط مخاطره

شرایط عدم اطمینان

شرایط ابهام

ارزش مورد انتظار عبارت است از مجموع حاصلضرب احتمال وقوع شرایط محیطی در نتیجه پیش بینی شده در راه حل

شرایط تصمیم گیری

شرایط اطمینان

شرایط مخاطره

شرایط عدم اطمینان

شرایط ابهام

مدلهای تصمیم گیری
تعریف مدل: مدل الگوئی است که از واقعیت گرفته شده است و روابط بین متغییرها را نشان می دهد و می توان از آن برای پیش بینی در تصمیم گیری استفاده کرد.

مدل کلاسیک: در این مدل فرض بر این است که نگرش مدیران در تصمیم گیری عقلائی وعینی است و در نتیجه آنان همیشه تصمیماتی را اتخاذ می کنندکه به نفع سازمان است.

مدل اداری

عقلانیت محدود

رضایتمندی

ماتریس سود: ارزش مورد انتظار هر راه حل محاسبه و سپس بهترین تصمیم اتخاذ می گردد.

تحلیل نقطه سر به سر

هزینه ثابت: شامل هزینه هائی که بدون توجه به میزان تولید همواره وجود دارد. مانند هزینه های اذاری ،اجاره،...

هزینه متغییر: شامل هزینه هائی است که مستقیما با میزان تولید ارتباط دارد. مانند هزینه مواد خام ، هزینه نیروی کار

تحلیل نقطه سر به سر

هزینه ثابت: شامل هزینه هائی که بدون توجه به میزان تولید همواره وجود دارد. مانند هزینه های اذاری ،اجاره،...

هزینه متغییر: شامل هزینه هائی است که مستقیما با میزان تولید ارتباط دارد. مانند هزینه مواد خام ، هزینه نیروی کار

تحلیل نقطه سر به سر

هزینه ثابت: شامل هزینه هائی که بدون توجه به میزان تولید همواره وجود دارد. مانند هزینه های اداری ،اجاره،...

هزینه متغییر: شامل هزینه هائی است که مستقیما با میزان تولید ارتباط دارد. مانند هزینه مواد خام ، هزینه نیروی کار

هزینه ثابت: شامل هزینه هائی که بدون توجه به میزان تولید همواره وجود دارد. مانند هزینه های اداری ،اجاره،...

هزینه متغییر: شامل هزینه هائی است که مستقیما با میزان تولید ارتباط دارد. مانند هزینه مواد خام ، هزینه نیروی کار

درخت تصمیم: ابزاری تحلیلی است که نتایج منطقی هزینه ها و راه حلهای مربوط به راه حل را از راه

ترسیم تصویر می کند

مزایا

فراهم کردن اطلاعات بیشتر و کاملتر

ایجاد راه حلهای بیشتر

پذیرش بهتر یک راه حل

افزایش مشروعیت

معایب

صرف وقت

تسلط اقلیت

فشار برای هماهنگی

مسئولیت مبهم

برنامه ریزی
.

برنامه ریزی
تعریف برنامه ریزی: برنامه ریزی مانند پلی است روی فاصله جائی که هستیم و جائی که می خواهیم به آن برسیم.

ج)برنامه ریزی سازمانی

سطوح برنامه ها

چارچوبهای زمانی

الف )مأموریت سازمانی: غایت اساسی برای موجودیت سازمان،و نیروئی است که سازمان را به سوی هدفهایش پیش می برد.

ب)هدفهای سازمانی: به طور دقیق تر تعیین می کنند که سازمان می خواهد به کجا برود و به چه چیزی باید برسد

هدفهای راهبردی : مدیران عالی تعیین می کنند

هدفهای راهکاری: مدیران عالی با همکاری مدیران میانی تعیین می کنند.

هدفهای عملیاتی:مدیران میانی با مدیران خط اول تعیین می کنند.

چارچوبهای زمانی

مسئولیت برنامه ریزی

نقش متخصصان برنامه ریزی

نقش گروه ضربت برنامه ریزی

مدیریت بر مبنای هدف: فرآیندی است که به وسیله آن مدیران و کارکنان ،با هم ،هدفها، مسئولیت برای تحقق این هدفها و ابزارهائی برای ارزیابی عملکرد فردی و گروهی را تعیین و تعریف می کنند.

پیش بینی : عبارت است از برآورد شرایط یا رویدادهای آینده بر اساس اطلاعات جاری،پژوهش و تجربه گذشته

شیوه های پیش بینی فروش:

.

=Teزمان مورد انتظار برای تکمیل

=toزمان خوش بینانه

=tmمحتملترین زمان

=tp زمان بدبینانه

فعالیتهائی که باید اجراء شوند معین کند

توالی فعالیتها مشخص کند

زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت را تعیین کند

شبکه را ترسیم کند

تعیین مسیر بحرانی

رویداد: نشانگر آغاز و انجام یک فعالیت است.محتاج هزینه و زمان نیست

فعالیت:اجزای اصلی تشکیل دهنده یک برنامه یا پروژه اند. مستلزم هزینه و زمان است.

مسیر بحرانی: بلند ترین مسیر ( بیشترین زمان) شبکه

=Teزمان مورد انتظار برای تکمیل

=toزمان خوش بینانه